سفارشی‌سازی شیرپوینت برای مدیریت تغییرات موثر
سازمان‌های امروزی برای بقا در محیط‌های پویا و رقابتی، نیازمند سازگاری سریع با تغییرات هستند. پیاده‌سازی مؤثر تغییرات سازمانی، مانند به‌روزرسانی فرآیندها، پیاده‌سازی فناوری‌های جدید یا اعمال سیاست‌های تازه، بدون یک بستر ساختاریافته و دیجیتالی دشوار است. در اینجاست که توانمندی‌های شیرپوینت مایکروسافت وارد عمل می‌شود. با سفارشی‌سازی شیرپوینت برای مدیریت تغییرات، می‌توانید رویکردی ساختارمند، شفاف و مشارکتی برای هدایت پروژه‌های تغییر در سازمان خود ایجاد کنید و ریسک‌ها را به حداقل برسانید.
ضرورت استفاده از شیرپوینت در مدیریت تغییرات
مدیریت تغییرات فراتر از ابلاغ یک دستورالعمل است. این فرآیند نیازمند اطلاع‌رسانی، مشارکت کارکنان، پیگیری فعالیت‌ها و مستندسازی روندها است. شیرپوینت به‌عنوان بستری قدرتمند برای همکاری سازمانی، پتانسیل بالایی برای پشتیبانی از این جنبه‌ها فراهم می‌کند.
چالش‌های رایج در پیاده‌سازی تغییرات
سازمان‌ها هنگام مواجهه با تغییرات با مشکلات متعددی روبرو می‌شوند، مانند:
– عدم آگاهی یا شفافیت کافی در مورد انگیزه تغییر
– مقاومت کارکنان به‌دلیل نداشتن اطلاعات لازم
– نبود یک منبع واحد برای ردیابی پیشرفت تغییر
– نبود ابزار مناسب برای مدیریت مستندات، آموزش‌ها و بازخوردها
مزایای شیرپوینت در این زمینه
به‌کمک قابلیت‌های زیر، شیرپوینت می‌تواند فرآیند مدیریت تغییر را تسهیل کند:
– ساماندهی و اشتراک اسناد و مستندات تغییر
– ایجاد جریان‌های کاری خودکار برای پیگیری وظایف
– نصب داشبوردهای مصورسازی جهت پایش پیشرفت
– ساخت فرم‌های سفارشی برای دریافت بازخورد
ترکیب این امکانات با طراحی مناسب، شیرپوینت را به یک پلتفرم ایده‌آل برای پیاده‌سازی مدل‌های مدیریت تغییر مانند ADKAR یا Prosci تبدیل می‌کند.
سفارشی‌سازی ساختار سایت شیرپوینت برای مدیریت تغییرات
برای استفاده مؤثر از شیرپوینت، باید ساختار آن را متناسب با نیازهای مدیریت تغییر شکل دهید. این کار شامل طراحی سایت، لیست‌ها، کتابخانه‌ها، مجوزها و گردش‌کارهایی می‌شود که با چارچوب سازمان شما سازگار باشد.
1. طراحی سایت متمرکز بر تغییر
ایجاد یک «سایت تیمی تغییرات» یا «پرتال مرکز تغییر» نقطه شروع خوبی برای گرد هم آوردن تمام منابع، مستندات و فعالیت‌های مرتبط با پروژه‌های تغییر است. این پورتال می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
– بخش اخبار، اطلاعیه‌ها و یادآوری فعالیت‌ها
– لیستی از ابتکارات تغییر جاری یا آینده
– کتابخانه‌ای برای ذخیره مستندات سیاستی، گزارش‌ها، فیلم آموزشی
– فرم‌های درخواست تحلیل تغییر یا ثبت بازخورد
2. ایجاد لیست‌ها و کتابخانه‌های هدفمند
- لیست پروژه‌های تغییر: خلاصه‌ای از تغییرات شامل وضعیت، مسئول، تاریخ هدف
- لیست ریسک و موانع: برای پیگیری موانع بالقوه و اقدامات اصلاحی
- کتابخانه آموزش و توسعه: ماژول‌های یادگیری درباره مهارت‌های جدید یا سیستم‌های تازه
3. تنظیم مجوزهای نقش‌محور
برای حفظ شفافیت و امنیت، لازم است سطح دسترسی کاربران بر اساس نقش آن‌ها در فرایند تغییر تعریف شود. شیرپوینت اجازه می‌دهد دسترسی‌ها تا سطح آیتم یا فولدر نیز تنظیم شود.
– مدیر پروژه تغییر: دسترسی کامل به ویرایش و نظارت
– کاربر نهایی: فقط مشاهده اسناد و ارسال بازخورد
– تصمیم‌گیران: دسترسی به گزارش‌ها، امکان تایید یا رد ابتکارات
استفاده از Power Automate برای گردش‌کار تغییرات
گردش‌کار بخش جدایی‌ناپذیر مدیریت تغییر است. به‌کمک Power Automate، می‌توانید فرآیندهای تکراری و زمان‌گیر شیرپوینت را خودکار کرده و پیگیری اجرای تغییرات را ساده‌تر کنید.
گردش‌کار پیشنهاد تغییر جدید
به‌عنوان مثال، می‌توانید گردش‌کاری طراحی کنید که وقتی کاربری فرم پیشنهاد تغییر را پر کرد:
1. وضعیت فرم به‌صورت خودکار به «در حال بررسی» تغییر کند
2. اطلاعیه‌ای برای مدیر تغییر ارسال شود
3. نسخه‌ای از فرم در کتابخانه ضبط شود
4. پس از تأیید، وظایف اجرایی ایجاد شود و ایمیل اطلاع‌رسانی ارسال شود
گردش‌کار آموزش پرسنل
هنگام اجرای تغییراتی که نیاز به ارتقاء مهارت دارد، با استفاده از Power Automate می‌توان فرآیند برنامه‌ریزی کلاس‌های آموزشی، ثبت‌نام کارمندان، ارسال یادآوری و پیگیری ارزیابی نهایی را کاملاً خودکار کرد.
گزارش‌گیری و داشبوردهایی برای پایش پیشرفت تغییر
بدون ابزار نظارتی قوی، نمی‌توان اثربخشی مدیریت تغییرات را ارزیابی کرد. شیرپوینت با ادغام Power BI و اکسل، امکان ساخت داشبوردهای تعاملی و گزارش‌های سفارشی را فراهم می‌کند.
شاخص‌های کلیدی قابل اندازه‌گیری
– درصد تغییرات به موقع اجرا شده
– میزان بازخورد مثبت/منفی دریافت‌شده از کارکنان
– درصد کاربران آموزش‌دیده در مقایسه با کل استفاده‌کنندگان
– تاخیر زمانی در تصویب، آغاز یا اتمام پروژه‌های تغییر
به‌کارگیری Power BI برای مصورسازی
استفاده از Power BI در کنار شیرپوینت این امکان را می‌دهد که مطابق داده‌های لحظه‌ای، نمودارها و داده‌نماهای بصری جذابی خودکارسازی شود. این داشبوردها را می‌توان در صفحات شیرپوینت بدون نیاز به خروج از آن جاسازی کرد.
افزایش تعامل کارکنان در فرآیند تغییر با امکانات شیرپوینت
مشارکت کارکنان، عنصر حیاتی موفقیت هر پروژه تغییر است. شیرپوینت ابزارهای متنوعی برای تقویت این مشارکت فراهم می‌کند.
فرم‌های بازخورد کاربر
با ایجاد فرم‌هایی برای دریافت بازخورد قبل و بعد از اعمال تغییر، می‌توانید نظرات واقعی کاربران را ثبت کرده و مسائل احتمالی را پیش از گسترش شناسایی کنید. فرم‌های Microsoft Forms نیز به‌راحتی در شیرپوینت قابل ادغام هستند.
تالارهای گفتگو و خبرنامه‌های داخلی
ایجاد تالارهای بحث درباره تغییرات، امکان پرسش‌وپاسخ، ارائه پیشنهاد و تعامل میان کارکنان و مدیران را فراهم می‌کند. همچنین، طراحی خبرنامه‌های دوره‌ای از طریق صفحات مدرن تقویمی، فرهنگ اصلاح‌محور را در سازمان نهادینه می‌سازد.
مطابقت شیرپوینت با چارچوب‌های مدیریت تغییر
از آنجایی که رویکردهای مختلفی برای مدیریت تغییرات وجود دارد، شیرپوینت باید با آن‌ها تطبیق‌پذیر باشد. طراحی پلتفرم تغییر باید بر اساس اصول مدل مورد استفاده، مانند ADKAR یا Kotter، صورت گیرد.
مثال: مدل ADKAR
مدل ADKAR شامل پنج مرحله است: آگاهی، تمایل، دانش، توانایی، تقویت. شیرپوینت در هر مرحله می‌تواند نقش مؤثری ایفا کند:
– آگاهی: ایجاد صفحات اطلاعاتی درباره چرایی تغییر
– تمایل: فراهم کردن تریبونی برای شنیدن دغدغه‌ها
– دانش: ارائه محتوای آموزشی در کتابخانه‌ها
– توانایی: ارزیابی کاربران با آزمون‌ها و فرم ثبت مهارت
– تقویت: پیگیری تعهدات پس از تغییر، گزارش‌گیری از عملکرد
هماهنگی با ساختارهای موجود سازمان
مزیت بزرگ شیرپوینت قابلیت سفارشی‌سازی هم‌راستا با ساختار موجود سازمان‌هاست. این تطبیق بدون نیاز به کدنویسی و تنها از طریق رابط کاربری گرافیکی یا ابزارهایی مانند PowerApps قابل انجام است.
راهکارهای افزایش بهره‌وری و موفقیت بلندمدت
برای اینکه سفارشی‌سازی شیرپوینت برای مدیریت تغییرات اثربخش و بادوام باشد، باید موارد زیر را رعایت کنید:
ایجاد استانداردهای مستندسازی تغییر
همه مستندات مرتبط با پروژه‌های تغییر در شیرپوینت باید طبق الگوهای مشخص، برچسب‌گذاری‌شده و نسخه‌بندی شوند. این اقدام باعث افزایش ردیابی، قابلیت تحلیل و انطباق با استانداردهای داخلی یا بین‌المللی می‌شود.
آموزش مستمر مدیران و کاربران
بدون شناخت مناسب از پلتفرم، کاربران آن را به‌طور موثر به‌کار نمی‌گیرند. باید دوره‌های آموزشی دوره‌ای (مجازی یا حضوری)، راهنماهای تصویری یا ویدئویی در سایت شیرپوینت قرار گیرد تا کاربران جدید یا جاری از آن بهره‌مند شوند.
بازبینی دوره‌ای ساختار شیرپوینت
نیازهای سازمان همواره در حال تحول است. پیشنهاد می‌شود هر سه تا شش ماه، ساختار سفارشی‌شده بررسی شده و بر اساس بازخوردها و تجربیات واقعی، اصلاحاتی انجام شود.
نتیجه‌گیری و گام بعد
سفارشی‌سازی شیرپوینت برای مدیریت تغییرات، ابزاری قدرتمند در دست سازمان‌هایی است که به دنبال سازگاری سریع‌تر، شفافیت بیشتر و مشارکت اثربخش‌تر در فرآیندهای تغییر هستند. از طراحی پرتال متمرکز گرفته تا خودکارسازی گردش‌کارها و تحلیل بصری پیشرفت، شیرپوینت تمام نیازهای پیاده‌سازی تغییر را پوشش می‌دهد؛ آن هم بدون پیاده‌سازی سیستم‌های پیچیده یا نیاز به دانش فنی زیاد.
اگر سازمان شما در آستانه اجرای پروژه‌های تغییر است، اکنون زمان ایجاد یک سیستم حرفه‌ای مدیریت تغییر با شیرپوینت فرارسیده است. تیم ما در rahiaft.com آماده ارائه مشاوره، طراحی و توسعه راهکارهای سفارشی‌شده برای نیازهای دقیق شماست.
بروزرسانی در تیر 31, 1404 توسط سارا سلیمانی
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.