چه زمانی به پایان می‌رسد؟ چه هزینه‌ای خواهد داشت؟
هر سازمان پروژه‌محور، هر هفته همین دو پرسش را می‌پرسد. مشکل کمبود داده نیست؛ مشکل این است که داده دیر، پراکنده و بدون علت به دست مدیر می‌رسد. PMIS رهیافت برنامه، هزینه، قرارداد، سند و تصمیم را کنار هم، روی SharePoint سازمان شما می‌آورد.
سبد پروژه‌ها در یک نگاه: سلامت، پیشرفت در برابر برنامه، بودجه و شاخص‌های عملکرد. همه‌ی داده‌ها، نام‌ها و شرکت‌های دیده‌شده در تصویرهای این صفحه نمونه و ساختگی‌اند.
منبع برای برنامه، هزینه، قرارداد، سند و تصمیم
نقش، هر کدام با پاسخ پرسش خودش
اندازه‌ی پروژه در یک محصول، از کار گروهی تا EPC
فرایند PMBOK ویرایش ششم، وصل به بخش مربوط در سامانه
داده هست؛ اما دیر، پراکنده و بدون علت.
داده پراکنده است
برنامه در یک فایل است، هزینه در فایل دیگر، قرارداد و نامه جای دیگر.
داده دیر می‌رسد
گزارش را کسی باید دستی جمع کند. وقتی به مدیر می‌رسد، واقعیت جلوتر رفته است.
علت عددها روشن نیست
مدیر عدد را می‌بیند، اما نمی‌داند از کدام فعالیت، قرارداد یا تصمیم آمده است.
PMIS رهیافت چه چیزی را عوض می‌کند
یک منبع برای همه
برنامه، هزینه، قرارداد، سند و تصمیم کنار هم، روی SharePoint سازمان شما.
پاسخ از داده‌ی کار روزانه
پیشرفت تأییدشده به ارزش کسب‌شده و پیش‌بینی پایان کار می‌رسد.
هر عدد قابل پیگیری است
از سبد به پروژه، از پروژه به شاخه‌ی WBS و از آن‌جا به فعالیت.
هر پروژه، متناسب با اندازه‌ی خود
کار گروهی کوچک فهرست می‌بیند و EPC فاز و گیت. محصول یکی است.
هر چالش در عمل چه شکلی دارد و PMIS چه می‌کند
دفتر مدیریت پروژه به داده‌ای نیاز دارد که به‌موقع برسد، از یک منبع بیاید و علت آن روشن باشد. گزارش The State of the PMO 2025 نشان می‌دهد چه سهمی از سازمان‌ها این موضوع‌ها را چالش می‌دانند:
اولویت‌بندی
کمبود منابع دفتر مدیریت پروژه
توان ناکافی در مدیریت منابع
شفافیت داده و گزارش‌دهی
| موضوع | در عمل | پاسخ PMIS رهیافت |
|---|---|---|
| اولویت‌بندی | هر پروژه مهم به نظر می‌رسد و بودجه به همه نمی‌رسد. | امتیازدهی راهبردی، تحلیل سبد زیر سقف بودجه و ظرفیت، و دلیل روشن برای هر پروژه‌ای که بیرون می‌ماند. |
| کمبود منابع دفتر | وقت دفتر صرف جمع کردن داده و ساختن گزارش می‌شود. | داده از کار روزانه به دست می‌آید و گزارش از همان داده ساخته می‌شود، بدون دوباره‌نویسی. |
| مدیریت منابع | کسی نمی‌داند هر نفر در همه‌ی پروژه‌ها چقدر رزرو شده است. | نقشه‌ی ظرفیت میان پروژه‌ها، درخواست منبع، و دیدن نتیجه‌ی تسطیح پیش از هر جابه‌جایی. |
| شفافیت داده | جلسه با این پرسش شروع می‌شود: عدد درست کدام است؟ | یک منبع، یک صفحه‌ی فرماندهی، و رفتن از هر عدد به رکوردهای پشت آن. |
| به‌کارگیری PMBOK | استاندارد در کتاب می‌ماند و در کار روزانه جایی ندارد. | نقشه‌ی PMBOK (ویرایش ششم) هر فرایند را به بخش مربوط در سامانه وصل می‌کند. |
| همسویی با راهبرد | پروژه‌ها جدا از اهداف سازمان جلو می‌روند. | محرک‌های راهبردی با وزن، اهداف و نتایج کلیدی، و سهم هر پروژه از ارزش سبد. |
منبع ارقام: PM Solutions, The State of the PMO 2025؛ سهم سازمان‌هایی که موضوع را چالش می‌دانند. این ارقام نوع چالش‌ها را نشان می‌دهند، نه وضع یک سازمان خاص را. ستون «پاسخ» شرح قابلیت‌های سامانه است و نتیجه‌ی نظرسنجی نیست.
از فایل‌های پراکنده تا یک تصویر از همه‌ی پروژه‌ها
مدیر به‌جای جمع زدن گزارش‌ها، یک صفحه می‌بیند: چند پروژه زنده است، کدام در خطر است و هر پروژه نسبت به برنامه کجاست.
همه‌ی پروژه‌ها روی یک محور زمان: کار انجام‌شده و مانده در هر پروژه.
همه یک عدد را می‌بینند. بحث جلسه از «عدد درست کدام است» به «برای این عدد چه کنیم» می‌رسد.
هر نقش پرسش خودش را دارد؛ پاسخ همه از یک داده‌ی مشترک.
مدیر پروژه
«امروز چه چیزی به تصمیم من نیاز دارد و اثر آن بر پایان پروژه چیست؟»
پیش از تأیید می‌بینید این به‌روزرسانی پایان پروژه را چند روز جابه‌جا می‌کند.
- صفحه‌ی «امروز»: تصمیم‌های در انتظار، کارهای نزدیک به موعد و جلسه‌ها.
- کارتابل یکپارچه برای همه‌ی تأییدها، در یک صف.
- دیدن اثر هر به‌روزرسانی بر پایان پروژه، پیش از تأیید.
- مرکز پروژه: سلامت، پیشرفت، ریسک، مشکل و مایلستون.
کنترل پروژه
«برنامه کجاست و روند به کدام سو می‌رود؟»
شاخص عملکرد زمان و هزینه و برآورد نهایی، در یک صفحه و در یک تاریخ وضعیت.
- خط مبنا و مقایسه‌ی برنامه‌ی جاری با آن.
- ارزش کسب‌شده تا سطح فعالیت، در تاریخ وضعیت.
- پیش‌بینی پایان کار و هزینه‌ی نهایی، با میزان اطمینان.
- ثبت دلایل تأخیر و تحلیل آن‌ها.
دفتر مدیریت پروژه
«روش ما چقدر در پروژه‌ها جاری است و کدام پروژه به کمک نیاز دارد؟»
هر فرایند PMBOK (ویرایش ششم) به بخش مربوط در سامانه می‌رسد.
- نوع پروژه و الگو، بدون برنامه‌نویسی.
- فازها و گیت‌ها برای پروژه‌هایی که حاکمیت می‌خواهند.
- نقشه‌ی PMBOK (ویرایش ششم) برای هر پروژه.
- گزارش گردش‌ها: کدام گام کند است و چه چیزی از مهلت گذشته.
قرارداد و هزینه
«تعهد ما چقدر است، چه پرداخته‌ایم و چه مانده است؟»
همه‌ی قراردادها با طرف قرارداد، پروژه، وضعیت و تاریخ‌ها در یک فهرست.
- قرارداد، الحاقیه، صورت وضعیت و پرداخت، وصل به پروژه و بودجه.
- تعهد، هزینه‌ی واقعی و مانده، از یک منبع.
- کسورات و مغایرت پرداخت با مبلغ مورد انتظار.
- پیگیری تضمین‌ها تا سررسید، و جریان نقدی.
مدیر منابع
«چه کسی چقدر رزرو شده است و کجا ظرفیت داریم؟»
نقشه‌ی ظرفیت: بیش‌تخصیص بودن هر منبع در هر دوره، پیش از آن‌که به تأخیر برسد.
- بار هر نفر و هر تجهیز در برابر ظرفیت، میان همه‌ی پروژه‌ها.
- درخواست منبع و تأیید آن.
- جدا دیدن نیاز نقش‌های عمومی از افراد مشخص.
- دیدن نتیجه‌ی تسطیح پیش از اعمال آن.
کنترل مدارک و دبیرخانه
«نسخه‌ی درست کدام است و پاسخ این نامه کجاست؟»
مکاتبات پروژه: وارده، صادره و داخلی، با ارجاع، زنجیره‌ی پاسخ و مهلت.
- ثبت سند با نوع، کد، نسخه و گردش تأیید.
- جستجوی تمام‌متن، حتی در متن سند.
- مکاتبات پروژه با شماره‌ی خودکار، ارجاع و پاسخ.
- فهرست نامه‌های در انتظار پاسخ و دیرکرد.
وقتی سند و نامه به پروژه و قرارداد وصل است، پاسخ «آن نامه چه شد» در همان صفحه پیدا می‌شود و به پرس‌وجو از چند نفر نیاز ندارد.
مدیریت ارشد
«کدام پروژه به توجه من نیاز دارد و چرا؟»
مدیر ارشد به‌جای ورق زدن گزارش‌ها، از آنچه به توجه او نیاز دارد شروع می‌کند.
صفحه‌ی فرماندهی: وضع همه‌ی پروژه‌ها و دلیل هر هشدار، به زبان مدیر.
متنی کوتاه از روی داده‌ها
آنچه باید بدانید.
پروژه‌های نیازمند توجه
به ترتیب شدت و با دلیل.
باز شدن هر عدد
تا رکوردهای پشت آن.
گزارش یک‌صفحه‌ای
برای هر پروژه، آماده‌ی چاپ.
| پرسش | پاسخ در سامانه |
|---|---|
| کدام پروژه دیر تمام می‌شود؟ | پیش‌بینی پایان، با میزان اطمینان هر برآورد |
| کدام پروژه از بودجه می‌گذرد؟ | بودجه در برابر بدترین برآورد نهایی |
| چرا این پروژه در سبد نیامد؟ | دلیل عددی بیرون ماندن و اثر اجباری شدن آن |
| مصوبه‌ی آن جلسه چه شد؟ | کارتابل مصوبات با مسئول، سررسید و پیشرفت |
| کدام تضمین رو به انقضاست؟ | تضمین‌ها با تاریخ اعتبار و یادآوری |
آنچه سامانه امروز برای مدیریت پروژه فراهم می‌کند
به تفکیک حوزه‌ی کار و در سطح قابلیت.
پروژه‌های درست را برگزینید و دلیل انتخاب را ثبت کنید
وقتی بودجه به همه‌ی پروژه‌ها نمی‌رسد، انتخاب باید دلیل داشته باشد.
ساختار سبد و برنامه
پروژه‌ها در سبد و برنامه دسته می‌شوند و وضع هر شاخه یکجا دیده می‌شود.
از ایده تا پروژه
ایده، منشور و تصویب در یک مسیر، و ساخته شدن پروژه پس از تصویب.
راهبرد و امتیازدهی
محرک‌های راهبردی وزن می‌گیرند و هر پروژه بر پایه‌ی آن‌ها امتیاز می‌گیرد.
تحلیل سبد
بهترین ترکیب زیر سقف بودجه و ظرفیت، با سناریو و مقایسه‌ی سناریوها.
اهداف و نتایج کلیدی
هدف با نتیجه‌ی کلیدی سنجیده می‌شود و به محرک‌ها و پروژه‌ها می‌رسد.
مدیریت برنامه
نقشه‌ی راه، منافع، وابستگی میان پروژه‌ها و ریسک‌های یک برنامه در یک صفحه.
مرکز پروژه
شناسنامه، سلامت، نمودار S، مایلستون، ریسک و مشکل هر پروژه.
اندازه‌ی مناسب
هر پروژه ابزارهایی را می‌بیند که متناسب با اندازه‌ی آن است.
دلیل هر تصمیم روی میز است
سامانه می‌گوید پروژه چرا بیرون مانده است و اگر اجباری شود، چه چیزی از سبد بیرون می‌رود و ارزش سبد چقدر کم می‌شود.
تصمیم با مدیر است. سامانه فقط بهای هر تصمیم را روشن می‌کند.
تحلیل سبد: ترکیب بهینه زیر سقف بودجه.
چرا این پروژه بیرون مانده و اگر اجباری شود چه می‌شود.
برنامه‌ی زمانی، به زبان و تقویم خودتان
گانت راست‌به‌چپ، تقویم شمسی، خط مبنا و مسیر بحرانی، در خود سامانه و بدون نیاز به ابزار جانبی.
گانت راست‌به‌چپ با تقویم شمسی: برنامه‌ی جاری، خط مبنا و فعالیت‌های مسیر بحرانی.
WBS و فرهنگ آن
ساختار شکست کار با کدگذاری و شرح هر بسته.
مسیر بحرانی
وابستگی، قید و شناوری، و این‌که چرا تاریخی این است.
خط مبنا
چند خط مبنا و مقایسه با برنامه‌ی جاری.
تقویم کاری
روزهای کاری، تعطیلات و شیفت جدا برای هر کارگاه.
به‌روزرسانی با تأیید
مجری پیشرفت را ثبت می‌کند و مدیر اثر آن را پیش از تأیید می‌بیند.
برنامه‌ی اصلی
کنار هم گذاشتن زیرپروژه‌ها و دیدن مسیر بحرانی آن‌ها.
روش اجرا
پیش‌بینانه، چابک یا ترکیبی، با بک‌لاگ و اسپرینت.
چاپ و خروجی
چاپ گانت و PDF، ورود از Excel.
Microsoft Project و Project Server
تبادل برنامه با Microsoft Project از راه فایل XML انجام می‌شود. پیوند با Project Server در نظر گرفته شده و در مرحله‌ی پایلوت روی سرور شما بررسی می‌شود.
چه زمانی و با چه هزینه‌ای به پایان می‌رسد
همان دو پرسش نخست. پاسخ از پیشرفت تأییدشده می‌آید و میزان اطمینان آن هم گفته می‌شود.
پروژه‌هایی که دیر تمام می‌شوند، تأخیر پیش‌بینی‌شده و بودجه در خطر، در یک صفحه.
ارزش کسب‌شده
ارزش برنامه‌ای، ارزش کسب‌شده و هزینه‌ی واقعی کنار هم، در تاریخ وضعیت.
شاخص‌های عملکرد
شاخص عملکرد زمان و هزینه، بودجه و برآورد در پایان، و انحراف.
پیش‌بینی پایان
تاریخ پایان و هزینه‌ی نهایی از روند کنونی، برای هر پروژه و برای سبد.
میزان اطمینان
هر برآورد برچسب اطمینان بالا، متوسط یا پایین دارد و علت آن نوشته می‌شود.
از سبد تا فعالیت
از عدد سبد به پروژه، شاخه‌ی WBS و فعالیت می‌روید.
نمودار S
برنامه در برابر واقعی، ماهانه و هفتگی.
روندها
شاخص‌ها در طول زمان، و وضع سبد در هر تاریخ گذشته.
سطح فعالیت و منبع
ارزش کسب‌شده را تا سطح هر فعالیت یا منبع می‌خوانید.
پیش‌بینی از روند کنونی برون‌یابی می‌شود. وقتی داده هنوز کافی نیست، سامانه همین را می‌گوید و عدد قطعی نشان نمی‌دهد.
تعهد، هزینه و مانده از یک منبع
بودجه‌ی سازمان و بودجه‌ی پروژه به هم می‌رسند و هر بازنگری نسخه و دلیل دارد.
برنامه‌ی بودجه‌ی سالانه با نسخه و تصویب: پیشنهادی، مصوب، تخصیص، تعهد، واقعی و پیش‌بینی.
بودجه‌ی پروژه
به تفکیک ساختار شکست هزینه (CBS) و ارز.
برنامه‌ی بودجه
سالانه یا پروژه‌ای، با برنامه‌ی ماهانه و تصویب.
نسخه و بازنگری
هر بازنگری با دلیل ثبت می‌شود و با نسخه‌ی قبل مقایسه می‌شود.
تخصیص و جابه‌جایی
تخصیص از مصوب، جابه‌جایی بین ردیف‌ها و منابع تأمین.
تعهد و هزینه‌ی واقعی
تأیید صورت وضعیت هم هزینه را ثبت می‌کند.
جریان نقدی
برنامه‌ی نقدی در برابر پرداخت‌های انجام‌شده.
چندارزی
مبلغ بدون نرخ تبدیل در جمع نمی‌آید و سامانه آن را نام می‌برد.
هشدار مصرف
آستانه‌ی هشدار برای هر ردیف بودجه.
اتصال به سامانه‌ی مالی: هزینه‌ی واقعی در خود سامانه ثبت می‌شود. دامنه‌ی اتصال به سامانه‌ی مالی یا ERP سازمان شما در پایلوت تعیین می‌شود.
از درخواست معامله تا آخرین پرداخت
قرارداد جدا از پروژه نیست. هر مبلغ به پروژه، ردیف بودجه و صورت وضعیت خودش وصل است.
درخواست و برگزاری معامله
فرم مشاور، پیمانکار یا تأمین کالا، مراحل و اسناد مناقصه، و ثبت برنده.
شرح خدمات و فهرست بها
فهرست بهای خود سازمان، متره و برآورد، و ضرایب پیمان.
الحاقیه
تغییر مبلغ، مدت یا ردیف‌ها، با ثبت و تأیید.
صورت وضعیت
کارکرد دوره، کسورات، و گذر از نظارت، دفتر فنی و مالی.
صورت وضعیت تعدیل
تعدیل کارکرد تأییدشده، بر پایه‌ی شاخص‌هایی که سازمان ثبت می‌کند.
پرداخت و مغایرت
ثبت پرداخت و دیدن تفاوت آن با مبلغ مورد انتظار.
تضمین‌ها
ضمانت‌نامه، چک، سفته و سپرده با تاریخ اعتبار و یادآوری.
طرف‌های معامله
هر شرکت یک بار ثبت می‌شود و قراردادهای آن یکجا دیده می‌شود.
ارزیابی پیمانکار
ارزیابی با اقلام وزن‌دار و کارنامه‌ی طرف قرارداد.
بخش محدود قرارداد
اطلاعات حساس قرارداد جدا و با مجوز جدا نگهداری می‌شود.
جریان نقدی قراردادها
پرداخت و دریافت همه‌ی قراردادها در برابر برنامه.
گزارش
صورت وضعیت‌ها به تفکیک واحد و قرارداد، با چاپ و خروجی Excel.
وقتی قرارداد، بودجه و پیشرفت از یک منبع می‌آیند، پاسخ «چقدر تعهد داریم» در یک صفحه است.
تاریخی اعلام کنید که پشتوانه‌ی عددی دارد
به‌جای یک تاریخ پایان، می‌بینید با چه اطمینانی تا چه تاریخی تمام می‌شود و کدام فعالیت بیشترین اثر را دارد.
تاریخ پایان با ۵۰، ۸۰ و ۹۰ درصد اطمینان، و فعالیت‌هایی که بیشترین اثر را بر پایان دارند.
نقشه‌ی حرارتی ریسک: تمرکز ریسک‌ها در یک نگاه.
ثبت ریسک
احتمال، اثر، مالک و راهبرد پاسخ.
اثر پولی و زمانی
هزینه و زمان هر ریسک در صورت وقوع.
اقدام
هر پاسخ با مسئول و سررسید.
مخاطرات ایمنی
نقشه‌ی حرارتی و پیگیری جدا.
مشکلات و تأخیرها
مشکل با مسئول و موعد، و تأخیر با علت.
عدد قطعی نیست، اما مبنا دارد
نتیجه از برآوردهای خود پروژه می‌آید. اگر فعالیتی برآورد نداشته باشد، سامانه شمار آن‌ها را می‌گوید.
هر تغییر با اثر و تأیید آن
تغییری که ثبت نشود، خط مبنا را بی‌اعتبار می‌کند. در این‌جا هر تغییر شماره، دلیل، اثر و تصمیم دارد.
درخواست تغییر
ثبت اثر بر زمان، هزینه، کیفیت و محدوده.
گردش تأیید
درخواست از مسیر تأیید تعریف‌شده‌ی سازمان می‌گذرد.
اثر بر بودجه و خط مبنا
تأیید نهایی می‌تواند بودجه و خط مبنا را به‌روز کند.
پیگیری پس از تغییر
برای هر حوزه‌ی متأثر، کار پیگیری با مسئول و موعد ساخته می‌شود.
تغییر منشور
منشور مصوب با درخواست تغییر عوض می‌شود و نسخه‌ی پیشین می‌ماند.
از پرسش تا تغییر
درخواست اطلاعات می‌تواند به درخواست تغییر تبدیل شود.
پیش از جابه‌جایی، نتیجه را ببینید
تصمیم درباره‌ی نیرو و تجهیز، روی همه‌ی پروژه‌ها گرفته می‌شود، نه هر پروژه جدا.
تسطیح با پیش‌نمایش: پیش از اعمال می‌بینید چه چیزی جابه‌جا می‌شود و پایان پروژه چه می‌شود.
مخزن منابع
افراد، نقش‌های عمومی، تجهیزات، مواد و هزینه‌ها.
نقشه‌ی ظرفیت و برنامه‌ی منابع
هر نفر در هر دوره چقدر رزرو شده است، و نیاز تقریبی هر نقش در هر ماه پیش از ساختن برنامه.
درخواست منبع
زمان یک فرد برای یک بازه درخواست می‌شود و مدیر منبع تأیید می‌کند.
برنامه‌ریز تیم و کارکرد
کار هر نفر روی محور زمان و جابه‌جایی کارها؛ ثبت ساعت کار و تأیید آن، با سیاست مشخص سازمان.
ماتریس مسئولیت
نقش هر عضو در هر بسته‌ی کاری (RACI).
سند درست، نسخه‌ی درست، نامه‌ی پیگیری‌شده
سند و نامه به پروژه و قرارداد وصل است و تاریخچه‌ی هر تصمیم با نام و تاریخ می‌ماند.
جستجو در متن خود سند: نتیجه می‌گوید واژه کجا پیدا شده و سند کنار فهرست باز می‌شود.
نسخه و بازنگری
تحویل گرفتن برای ویرایش، نسخه‌ی تازه و مقایسه‌ی دو نسخه.
بررسی و تأیید
نظر دسته‌بندی‌شده‌ی کارشناسان، ماتریس رفع نظرات و تأیید.
طبقه‌بندی
عادی، محرمانه، سری و به‌کلی سری، با نگهداری جدا برای هر سطح.
جستجو و OCR
جستجوی تمام‌متن و استخراج متن از تصویر و PDF اسکن‌شده.
فهرست اصلی مدارک
بازنگری، تاریخ ارسال و وضعیت برگشت هر مدرک.
چاپ با مهر
چاپ فایل با مهر و شناسنامه‌ی سند.
مکاتبات پروژه
نامه‌ی وارده، صادره و داخلی، با شماره‌ی خودکار، ارجاع، پاسخ و دیرکرد. ارسال مدارک به بیرون یا درون سازمان و پیگیری وضعیت برگشت هر مدرک هم در همین بخش است.
ویرایش فایل
ویرایش با Office رومیزی و ثبت خودکار بازنگری. ویرایش آنلاین اسناد قابل افزودن است.
مصوبه‌ای که گم نمی‌شود
جلسه با صورت‌جلسه تمام نمی‌شود. هر مصوبه مسئول و سررسید دارد و پیشرفت آن از کار مربوط می‌آید.
کارتابل مصوبات: هر مصوبه با جلسه، مسئول، سررسید و وضعیت.
برگزاری جلسه
دعوت، دستور جلسه، حضور و صورت‌جلسه‌ی آماده‌ی چاپ.
مکان و زمان
رزرو مکان و یافتن زمان مناسب.
گزارش جلسات
وضعیت جلسات و عملکرد افراد در بازه‌ی دلخواه.
آنچه هر روز در کارگاه گذشت
نفر-روز، وضعیت گزارش‌ها، حوادث ایمنی و تجهیزات، به تفکیک پروژه و ماه.
گزارش روزانه‌ی کارگاه در یک نگاه.
ثبت روزانه
فعالیت، نیروی انسانی، تجهیزات، مصالح، موانع، حوادث و عکس.
تأیید
ارسال برای تأیید و چاپ برگه‌ی گزارش.
جمع ماهانه
نفر-روز، تجهیز-روز و روزهای بدون گزارش.
هر عدد، تا منشأ خود قابل پیگیری است
گزارش از همان داده‌ی کار روزانه ساخته می‌شود. کسی لازم نیست آن را دوباره بنویسد.
فرماندهی
سلامت، پیشرفت، وضعیت مالی، تحقق برنامه و نیازمند توجه.
زبانه‌های تحلیلی
زمان و هزینه، سبد، برنامه، ریسک، قرارداد و افراد، در همه‌ی پروژه‌ها.
گزارش‌های آماده‌ی پروژه
داشبورد، منابع، هزینه و پیشرفت، قابل چاپ.
پروژه در یک نگاه
برگ یک‌صفحه‌ای چاپی برای هر پروژه.
کاوش
جدول محوری و نمودار از داده‌ها، بدون برنامه‌نویسی، و ذخیره‌ی گزارش.
شاخص‌های کلیدی
شاخص با هدف، آستانه، مالک و دوره.
داشبورد من
چیدن بخش‌ها و گزارش‌های ذخیره‌شده برای هر نفر.
خروجی داده
خروجی Excel و CSV برای تحلیل در ابزار دیگر.
تجربه‌ی پروژه، با پایان پروژه تمام نمی‌شود
درس‌آموخته‌ی هر پروژه می‌تواند به مقاله‌ای تبدیل شود که پروژه‌ی بعدی پیدا کند.
مقاله و جستجو
جستجو در مقاله‌ها، پرسش‌ها و درس‌ها، با چرخه‌ی بازبینی مقاله.
پرسش از خبرگان
پرسش به خبرگان حوزه می‌رسد و پاسخ پذیرفته‌شده می‌ماند.
درس‌آموخته
ثبت تجربه‌ی پروژه و تبدیل آن به مقاله.
شکاف دانش
ثبت شکاف‌ها و گزارش اشتباه در مقاله‌ها.
سامانه با روش شما کار می‌کند
دفتر مدیریت پروژه و مدیر سامانه، بدون برنامه‌نویس، سامانه را با روش سازمان هماهنگ می‌کنند.
نوع پروژه و الگو
برای هر نوع: فازها، روش اجرا، صفحات و برنامه‌ی آماده.
گردش تأیید
گام‌ها، تأییدکننده، مهلت و مسیر برگشت.
نقش و مجوز
نقش‌های سازمان و نقش‌های پروژه، و پیش‌نمایش دسترسی یک فرد.
فیلد و صفحه
فیلد سفارشی، صفحه‌ی پروژه، نما و منو.
حاکمیت فازها
فیلد الزامی، شرط گذر و معیار گیت در هر فاز.
سپردن تنظیمات
بخش‌هایی از تنظیمات را می‌توان به دفتر مدیریت پروژه سپرد.
یادگیری روی همان سامانه، با داده‌ی نمونه
آموزش از کار جدا نیست و کاربر در همان محیطی یاد می‌گیرد که با آن کار می‌کند.
به تفکیک بخش و نقش
دوره‌ها هم برای هر بخش سامانه هستند و هم برای هر نقش.
راهنمای روی صفحه
درس را روی صفحه‌ی واقعی و گام‌به‌گام دنبال می‌کنید.
راهنمای هر صفحه
با یک کلید، راهنمای همان صفحه باز می‌شود.
سامانه را از نگاه هر نقش ببینید
برای ارائه، آموزش و تصمیم‌گیری، پیش از آن‌که داده‌ی واقعی وارد شود.
داده‌ی نمونه
پروژه‌های نمونه از کار گروهی تا EPC، با برچسب نمونه و قابل حذف.
دیدن از نگاه نقش
نقش سازمانی و نقش در پروژه را انتخاب می‌کنید و سامانه را از آن نگاه می‌بینید.
بدون اثر بیرونی
هیچ پیامی برای کسی نمی‌رود و پروژه‌های واقعی فقط‌خواندنی می‌مانند.
هر پروژه از روز نخست، به اندازه‌ی خودش
اندازه روشن است؟
پروژه‌ی EPC از روز نخست EPC است. نوع آن را انتخاب می‌کنید و همان روز ابزارهای خودش را دارد.
کوچک است و می‌ماند؟
کار گروهی کوچک فهرست و برد می‌بیند. چیز اضافه‌ای جلوی چشم تیم نیست.
به‌تدریج بزرگ می‌شود؟
فقط در این حالت، هر ابزار وقتی می‌آید که پروژه به آن نیاز پیدا کند. آنچه شروع شده پنهان نمی‌شود.
| ابزار | کوچک داخلی | استاندارد | EPC و بزرگ |
|---|---|---|---|
| فهرست کار، برد، تقویم، تیم و فایل | ● | ● | ● |
| گانت، WBS و مایلستون | ◐ | ● | ● |
| ریسک، مشکل، جلسه، مکاتبات و بودجه | ◐ | ● | ● |
| خط مبنا و مسیر بحرانی | ◐ | ● | ● |
| منابع و کارکرد | ◐ | ● | ● |
| ارزش کسب‌شده | ◐ | ● | ● |
| کنترل تغییر | ◐ | ● | ● |
| قرارداد و صورت وضعیت | ◐ | ● | ● |
| منشور و درس‌آموخته | ◐ | ● | ● |
| گزارش روزانه‌ی کارگاه | – | ● | ● |
| جریان نقدی و ارزیابی پیمانکار | ◐ | ◐ | ● |
| تسطیح منابع | ◐ | ◐ | ● |
| فاز و گیت، برنامه‌ی مدیریت پروژه | – | – | ● |
| نیازمندی، کیفیت و RACI | – | – | ● |
| شبیه‌سازی و چندارزی | – | – | ● |
| زیرپروژه و برنامه‌ی اصلی* | ◐ | ◐ | ● |
| فهرست اصلی مدارک، اینترفیس، پانچ لیست و تأمین مالی* | – | – | ● |
● فعال از روز نخست ◐ با نیاز پروژه ظاهر می‌شود – فعال نیست؛ با تصمیم دفتر مدیریت پروژه روشن می‌شود. * در پروژه‌های کلان فعال است. جدول پیش‌فرض را می‌توان در هر سازمان تغییر داد.
همان سامانه، دو پروژه‌ی متفاوت
هر دو تصویر از یک سامانه است. تفاوت در نیاز پروژه است، نه در نسخه‌ی محصول.
پروژه‌ی کوچک داخلی: فهرست کار، مسئول و موعد، و نه بیشتر.
پروژه‌ی EPC: فازها، شاخص‌های عملکرد، نمودار S، ریسک و مشکل، و زبانه‌هایی به تفکیک حوزه‌ی دانش.
ده حوزه‌ی دانش در برابر پنج گروه فرایندی
| حوزه‌ی دانش | آغاز | برنامه‌ریزی | اجرا | پایش و کنترل | اختتام | جمع |
|---|---|---|---|---|---|---|
| یکپارچگی | ۱ منشور | ۱ برنامه‌ی مدیریت پروژه | ۲ وظایف، پیشرفت، درس‌آموخته | ۲ گزارش دوره‌ای، درخواست تغییر | ۱ چک‌لیست و گزارش اختتام | ۷ |
| محدوده | ۴ نیازمندی، شرح محدوده، WBS | ۲ پذیرش تحویل‌دادنی، کنترل تغییر | ۶ | |||
| زمان‌بندی | ۵ گانت، وابستگی، برآورد مدت، مسیر بحرانی | ۱ خط مبنا، انحراف، دلایل تأخیر | ۶ | |||
| هزینه | ۳ برآورد، CBS، بودجه | ۱ تعهد، واقعی، ارزش کسب‌شده | ۴ | |||
| کیفیت | ۱ استاندارد و سنجه | ۱ مدیریت کیفیت | ۱ بازرسی و عدم انطباق | ۳ | ||
| منابع | ۲ RACI، تخصیص منبع | ۳ درخواست منبع، تیم، کارکرد | ۱ نقشه‌ی ظرفیت | ۶ | ||
| ارتباطات | ۱ ماتریس ارتباطات | ۱ مکاتبات، جلسات، گزارش | ۱ پیگیری پاسخ و دیرکرد | ۳ | ||
| ریسک | ۵ ثبت، نقشه‌ی حرارتی، شبیه‌سازی، پاسخ | ۱ اقدام با مسئول و سررسید | ۱ روند و بازنگری | ۷ | ||
| تدارکات | ۱ برنامه‌ی تدارکات | ۱ برگزاری معامله | ۱ قرارداد، صورت وضعیت، ارزیابی | ۳ | ||
| ذی‌نفعان | ۱ ثبت ذی‌نفعان | ۱ برنامه‌ی تعامل | ۱ ثبت تعامل | ۱ پایش تعامل | ۴ | |
| جمع فرایندها | ۲ | ۲۴ | ۱۰ | ۱۲ | ۱ | ۴۹ |
عدد هر خانه، شمار فرایندهای همان خانه در راهنمای PMBOK ویرایش ششم است و متن کنار آن، بخش مربوط در سامانه. این نقشه راهنماست: اجرای همه‌ی فرایندها الزامی نیست و هر پروژه به اندازه‌ی نیازش از آن استفاده می‌کند. PMBOK متعلق به PMI است و این صفحه از سوی آن مؤسسه تأیید نشده است.
هر رویکرد معمولاً چه چیزی را خوب پوشش می‌دهد
| معیار | صفحه‌ی گسترده و فایل‌های پراکنده | ابزار رومیزی زمان‌بندی، مانند Microsoft Project | ابزار عمومی مدیریت کار | بسته‌ی سازمانی PPM | PMIS رهیافت |
|---|---|---|---|---|---|
| زمان‌بندی با مسیر بحرانی و خط مبنا | ○ | ● | ◐ | ● | ● |
| ارزش کسب‌شده در سطح پروژه | ◐ | ● | ○ | ● | ● |
| پیش‌بینی پایان و هزینه برای همه‌ی پروژه‌ها | ◐ | ○ | ○ | ● | ● |
| دید یکجا از همه‌ی پروژه‌ها | ◐ | ○ | ◐ | ● | ● |
| اولویت‌بندی سبد زیر سقف بودجه و ظرفیت | ◐ | ○ | ○ | ● | ● |
| ظرفیت منابع میان پروژه‌ها | ◐ | ◐ | ◐ | ● | ● |
| قرارداد، صورت وضعیت و پرداخت به روش رایج در ایران | ◐ | ○ | ○ | ◐ | ● |
| اسناد و مکاتبات پروژه در همان سامانه | ○ | ○ | ◐ | ◐ | ● |
| فارسی، راست‌به‌چپ و تقویم شمسی بومی | ◐ | ◐ | ◐ | ◐ | ● |
| یک ابزار برای پروژه‌ی کوچک و بزرگ | ◐ | ◐ | ◐ | ◐ | ● |
| نگهداری داده در زیرساخت سازمان | ● | ● | ◐ | ◐ | ● |
| سادگی و سرعت شروع | ● | ◐ | ● | ○ | ● |
| تبادل داده با ابزارهای دیگر (Excel، CSV و XML) | ◐ | ◐ | ● | ● | ● |
| کار با تلفن همراه | ◐ | ○ | ● | ◐ | ● |
● معمولاً پوشش خوب ◐ معمولاً پوشش نسبی یا با کار اضافه ○ معمولاً پوشش ندارد. ارزیابی کلی ما از دسته‌هاست، نه سنجش یک محصول خاص. محصول‌های هر دسته با هم فرق دارند.
چهار دلیل، و پشت هر کدام قابلیتی که می‌توانید ببینید
فارسی و شمسی از پایه
- رابط فارسی و راست‌به‌چپ است، محور زمان گانت هم.
- تقویم شمسی برای هر کاربر، و انتخاب انگلیسی و میلادی برای کسی که بخواهد.
- صورت وضعیت، کسورات، ارجاع و کارتابل، همان واژه‌ها و همان کارهای روزانه‌ی پروژه در ایران است.
روی SharePoint سازمان شما
- سامانه روی SharePoint خود سازمان اجرا می‌شود.
- داده در همان سایت و زیر نظر سازمان شما می‌ماند.
- کاربران با همان حساب سازمانی وارد می‌شوند.
مناسب هر اندازه‌ی پروژه
- یک محصول و یک داده، از کار گروهی کوچک تا EPC.
- نوع پروژه از روز نخست ابزارهای لازم را می‌آورد.
- پروژه‌ی کوچک شلوغ نمی‌شود و گزارش سازمان از همه‌ی پروژه‌ها یکدست می‌ماند.
تصمیم‌های ردیابی‌پذیر
- چه کسی، چه زمانی، چه چیزی را تأیید کرد و چرا، روی خود رکورد می‌ماند.
- بودجه، منشور و سند نسخه دارند و نسخه‌ی پیشین از بین نمی‌رود.
- بیرون ماندن یک پروژه از سبد هم دلیل عددی دارد.
نمایش، پایلوت، استقرار
هر مرحله پیش از مرحله‌ی بعد تصمیم روشنی می‌دهد. سازمان شما پیش از تعهد بزرگ، سامانه را روی کار خودش می‌بیند.
۱. نمایش زنده با داده‌ی نمونه
دیدن سامانه از نگاه هر نقش، با پروژه‌های نمونه از کوچک تا EPC.
۲. پایلوت روی پروژه‌ی واقعی
راه‌اندازی روی SharePoint شما و کار با داده‌ی واقعی.
۳. استقرار در سازمان
گسترش به پروژه‌ها و واحدهای دیگر، بر پایه‌ی تجربه‌ی پایلوت.
یک سایت SharePoint برای سامانه، یک مالک از دفتر مدیریت پروژه، یک پروژه‌ی واقعی برای پایلوت، و فهرست نقش‌ها و مسیرهای تأیید فعلی.
آنچه در پایلوت روشن می‌شود
این موضوع‌ها به زیرساخت و روش هر سازمان وابسته است. پاسخ درست آن‌ها فقط روی محیط شما به دست می‌آید.
پیوند با Project Server
در نظر گرفته شده و در مرحله‌ی پایلوت روی سرور شما بررسی می‌شود.
سامانه‌ی مالی و ERP
دامنه‌ی اتصال برای دریافت هزینه‌ی واقعی در پایلوت تعیین می‌شود.
ویرایش آنلاین اسناد
به‌طور پیش‌فرض ویرایش با Office رومیزی است. ویرایش آنلاین قابل افزودن است.
دسترسی‌ها و امنیت
مرز دسترسی‌ها با حساب‌های واقعی سازمان و با تیم فناوری شما بازبینی می‌شود.
حجم داده و کارایی
با داده و زیرساخت واقعی شما سنجیده می‌شود.
اعلان‌ها
ایمیل اعلان با پیکربندی SharePoint سازمان فعال می‌شود و در پایلوت آزموده می‌شود.
یک نمایش زنده، روی پرسش‌های خود شما
- جلسه‌ی نمایش زنده را تعیین کنید، با حضور دفتر مدیریت پروژه و کنترل پروژه.
- پرسش‌های خود را از پیش بفرستید. نمایش بر همان‌ها متمرکز می‌شود.
- پروژه‌ی پایلوت را با هم انتخاب کنیم.