بهترین شیوه‌های همکاری در شیرپوینت
با گسترش فرهنگ کاری دیجیتال، پلتفرم‌هایی مانند شیرپوینت به گزینه‌ای ضروری برای تسهیل ارتباط، اشتراک‌گذاری و مدیریت پروژه تبدیل شده‌اند. شیرپوینت، به‌عنوان یکی از ابزارهای قدرتمند مایکروسافت، امکانات گسترده‌ای برای همکاری تیمی ارائه می‌دهد. در این مطلب، به بررسی بهترین شیوه‌های همکاری در شیرپوینت می‌پردازیم تا بتوانید از این ابزار حداکثر بهره را ببرید، چه در سازمان‌های کوچک باشید و چه در مجموعه‌های بزرگ.
چرا شیرپوینت بستر عالی برای همکاری سازمانی است؟
شیرپوینت ترکیبی از ذخیره‌سازی ابری، ابزارهای هماهنگی، کنترل مستندات و گردش‌کارهای خودکار است. این ابزار مجموعه‌ای از امکانات انعطاف‌پذیر را برای افزایش بهره‌وری تیم‌ها فراهم می‌سازد.
یکپارچگی با ابزارهای مایکروسافت
یکی از مزایای کلیدی آن، یکپارچگی کامل آن با Microsoft 365 است. این اتصال باعث می‌شود بتوان به‌راحتی از ابزارهایی مانند Outlook، Teams، OneDrive و Word در کنار شیرپوینت استفاده کرد و تجربه‌ای روان و هماهنگ در همکاری تیمی ایجاد کرد.
دسترسی آسان و کنترل‌شده
شیرپوینت امکان کنترل دسترسی به محتوا را در سطح کاربر، گروه یا واحد سازمانی فراهم می‌کند. این قابلیت به مدیران اجازه می‌دهد سطح دسترسی افراد را به‌دقت مدیریت کرده و امنیت سازمان را تضمین کنند.
ساختاردهی هوشمند محتوا
برای موفقیت در همکاری شیرپوینت، ابتدا نیاز دارید تا محتوا را به شکلی منطقی و قابل‌دسترسی سازمان‌دهی کنید. ساختار صحیح اولین گام برای جلوگیری از گم‌شدن فایل‌ها و سردرگمی کاربران است.
ایجاد سایت‌های تیمی و ارتباطی
سایت‌های تیمی (Team Sites) و ارتباطی (Communication Sites) امکان تقسیم پروژه‌ها، اطلاعات و مدارک را به‌شکل دسته‌بندی شده فراهم می‌کنند. پیشنهاد می‌شود برای هر پروژه بزرگ یا واحد سازمانی، یک سایت مستقل ایجاد کرده و محتوای مرتبط را در آن دسته‌بندی نمایید.
استفاده از لیست‌ها و کتابخانه‌های مستندات
کتابخانه‌های مستندات بخش مرکزی شیرپوینت هستند. با ایجاد متا دیتا و تنظیم ستون‌های سفارشی، می‌توانید اسناد را بر اساس دسته‌بندی، تاریخ، نوع فایل یا وضعیت پروژه مرتب و قابل جستجو کنید.
- ایجاد سطرها و ستون‌های دلخواه برای طبقه‌بندی
- افزودن قابلیت فیلتر و جستجوی پیشرفته
- استفاده از Views جهت نمایش دلخواه فایل‌ها
بهترین رویه‌ها در همکاری شیرپوینت
شیرپوینت تنها یک فضای ذخیره‌سازی نیست، بلکه بخشی از یک اکوسیستم مشارکتی است. پیاده‌سازی بهترین روش‌های همکاری باعث سهولت اشتراک اطلاعات و کاهش تکرار فعالیت‌ها می‌شود.
استفاده از Co-authoring یا مشارکت هم‌زمان
با استفاده از قابلیت Co-authoring در شیرپوینت، چندین کاربر می‌توانند هم‌زمان بر روی یک سند کار کنند. تمام تغییرات به‌صورت لحظه‌ای ذخیره و همگام‌سازی می‌شود. این ویژگی در اسنادی مانند گزارشات، پروپوزال‌ها یا اسناد فنی بسیار مؤثر است.
مدیریت نسخه‌ها و بازیابی فایل‌ها
شیرپوینت قابلیت ذخیره نسخه‌های مختلف فایل‌ها را دارد. کاربران می‌توانند به تاریخچه تغییرات دسترسی داشته باشند، نسخه‌های قبلی را مشاهده و در صورت نیاز بازیابی کنند.
تنظیم هشدارها و اعلان‌ها
برای اطمینان از مطلع‌شدن به‌موقع از تغییرات، می‌توانید هشدارهایی اتوماتیک فعال کنید تا در صورت ویرایش، حذف یا بارگذاری فایل جدید، به شما ایمیل فرستاده شود. یک ابزار ایده‌آل برای پیگیری بهره‌وری پروژه.
یکپارچگی گردش‌کارها با Power Automate
یکی از جنبه‌های پیشرفته همکاری شیرپوینت، اتصال آن به Power Automate است. این ابزار قابلیت ایجاد گردش‌کارهای سفارشی را برای اتوماسیون فرآیندها فراهم می‌کند.
نمونه‌هایی از گردش‌کارهای مؤثر
- ارسال ایمیل تاییدیه هنگام بارگذاری سند
- ارسال اعلان به مدیر پروژه هنگام تغییر وضعیت یک فایل
- ایجاد وظایف خودکار در Planner بر اساس ورودی شیرپوینت
با گردش‌کارهای خودکار می‌توانید فرآیندهای تکراری را تسهیل کرده و خطای انسانی را کاهش دهید.
اتصال به سایر سرویس‌ها
شما می‌توانید از طریق Power Automate ارتباط بین شیرپوینت و ابزارهایی مانند Forms، Teams یا Outlook را برقرار کرده و فرآیندهای مرتبط با بازخورد، ارتباطات و پایش را بهبود بخشید. اطلاعات بیشتر در مورد Power Automate در مستندات رسمی مایکروسافت موجود است.
پشتیبانی از تجربیات بصری با صفحات مدرن
شیرپوینت مدرن صفحات ساده، ریسپانسیو و قابل سفارشی دارد که تجربه کاربری کارآمدی فراهم می‌آورد. این صفحات ابزار قدرتمندی برای انتقال اطلاعات به کاربران هستند.
ساخت داشبوردهای اطلاعاتی
می‌توانید از Web Partها برای ساخت داشبوردهای هوشمند استفاده کنید. برای نمونه:
- نمایش پروژه‌های در حال انجام
- گزارش‌گیری از وضعیت فایل‌ها
- اتصال به لیست وظایف (Tasks) یا تقویم تیمی
استفاده از Web Part برای ارتقاء همکاری شیرپوینت
ابزارهایی مانند Quick Links، Hero، News و Yammer Feed در صفحات شیرپوینت بسیار کاربردی هستند و باعث تسهیل در دسترسی به اطلاعات و اخبار می‌شوند. عملکرد آن‌ها نقش مهمی در تشویق مشارکت فعال کاربران دارد.
ایجاد فرهنگ همکاری در سازمان با شیرپوینت
ابزارها به تنهایی کافی نیستند؛ ایجاد یک فرهنگ پایدار برای همکاری مؤثر در شیرپوینت نیز حیاتی است. مشارکت کاربران باید با آموزش و انگیزه تحقق یابد.
آموزش مداوم و کاربرمحور
برای اینکه کارکنان از تمامی قابلیت‌های شیرپوینت بهره‌مند شوند، بهتر است برنامه‌های آموزشی مستمر، برگزاری وبینار یا ویدیوهای راهنما در دسترس باشد. همچنین پیشنهاد می‌شود دوره‌های آموزشی داخلی برای آشنایی کاربران با همکاری در شیرپوینت طراحی شود.
تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های کاری
شفاف‌سازی وظایف و نقش‌های مربوط به مدیریت محتوا کمک می‌کند تا از آشفتگی جلوگیری شود. به عنوان نمونه:
- تعیین مدیر محتوایی برای هر سایت
- اختصاص مسئول بارگذاری یا بررسی اسناد
- داشتن ناظر برای فایل‌های حساس و حقوقی
این الگوی ساختارمند باعث می‌شود فعالیت‌ها به‌صورت هدفمند پیش بروند و همکاری در شیرپوینت به تجربه‌ای موفق بدل شود.
چگونه بهینه‌سازی تجربه کاربران در شیرپوینت را توسعه دهیم؟
تمرکز بر تجربه کاربری (UX) نقش کلیدی در موفقیت هر پلتفرم دیجیتالی دارد. استفاده از قابلیت‌های گرافیکی و طراحی رابط تأثیر زیادی در افزایش مشارکت کاربران دارد.
طراحی صفحات ساده و قابل فهم
از تزئین بیش از حد صفحات پرهیز و بر محتوای اصلی تمرکز داشته باشید. استفاده متعادل از رنگ‌ها، فونت‌ها و فاصله‌گذاری‌ها کمک شایانی به خوانایی محتوا می‌کند.
دسترسی‌پذیری برای همه کاربران
شیرپوینت به ساختار WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) پایبند است. برای کاربرانی که نیازهای خاص دارند، استفاده از فایل‌های با توضیح متنی (Alt Text)، عنوان‌گذاری مناسب لینک‌ها و ساختار منطقی صفحات سودمند خواهد بود.
پذیرش، امنیت و پشتیبانی در همکاری شیرپوینت
برپایی ساختار صحیح همکاری بدون در نظر گرفتن جنبه‌های امنیتی و پشتیبانی پایدار، منطقی نیست. لازم است چارچوب‌های مناسبی برای اطمینان از عملکرد درست سیستم شکل گیرد.
تنظیم مجوزها و حفاظت از اطلاعات حساس
با استفاده از سطوح دسترسی مختلف، می‌توان از نشت اطلاعات جلوگیری کرد. همچنین از قابلیت‌های DLP (Data Loss Prevention) برای کنترل خروج ناخودآگاه اطلاعات می‌توان بهره گرفت.
پشتیبانی فنی و فرهنگی
تیم‌های IT باید نه تنها در زمینه فنی، بلکه در توسعه فرهنگی استفاده از شیرپوینت نیز فعال باشند. نظارت برالگوهای استفاده، پاسخ سریع به مشکلات کاربران و ایجاد سیاست‌های روشن، کاربران را ترغیب به مشارکت بیشتر می‌کند.
همکاری در شیرپوینت زمانی به بلوغ می‌رسد که سازمان تعهد کاملی به پشتیبانی، آموزش و بهبود مستمر داشته باشد.
در نهایت، بهره‌گیری از بهترین شیوه‌های همکاری در شیرپوینت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مشارکت مؤثرتری ایجاد کرده، اسناد را مدیریت کنند و گردش‌کارهای خود را هوشمندانه پیش ببرند. اگر هنوز ساختار مناسبی در شیرپوینت پیاده‌سازی نکرده‌اید یا نیاز به بهینه‌سازی دارید، وقت آن فرا رسیده که این ابزار را جدی بگیرید.
برای دریافت مشاوره تخصصی در حوزه شیرپوینت و ایجاد ساختار همکاری هوشمندانه، با تیم ما در rahiaft.com در تماس باشید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.