مدیریت مستندات فرآیندی سیستماتیک است که سازمان‌ها تمام اسناد اداری، فنی، حقوقی و مالی خود را ثبت و دسته‌بندی می‌کنند تا هر مدرک در جای مناسب و با دسترسی مناسب نگهداری شود؛ این اسناد ابتدا بر اساس پروژه، تاریخ یا موضوع گروهبندی شده و برچسب‌گذاری دقیق می‌شوند تا جستجوی آن‌ها آسان و سریع باشد؛ سپس مدارک وارد سیستم بایگانی فیزیکی یا دیجیتال می‌شوند و نسخه‌های پشتیبان تهیه می‌گردند تا خطر از دست رفتن داده‌ها کاهش یابد؛ در نهایت روند بازبینی، نگهداری و به‌روزرسانی اسناد تداوم می‌یابد تا مطمئن شوند مدارک منقضی یا ناکامل بازنویسی یا حذف شده‌اند و همواره مطابق با الزامات قانونی و عملیاتی هستند.