چگونه سامانههای مدیریت قراردادها فرآیند تایید را سادهتر میکنند
چرا تایید قراردادها در سازمانها پیچیده میشود؟
فرآیند تایید قرارداد یکی از پرچالشترین مراحل در چرخه حیات قراردادها است. این مسئله اغلب به دلایلی مانند درگیر بودن چندین واحد سازمانی، نبود شفافیت در وظایف، و عدم وجود مکانیزمهای پیگیری خودکار به تأخیر میافتد. مخصوصاً در سازمانهای بزرگ که مدیریت قرارداد در ابعاد مختلف انجام میشود، هماهنگی میان افراد و نقشها زمانبر و گاه دشوار است.
این پیچیدگی، نه تنها بهرهوری را کاهش میدهد بلکه ممکن است باعث از دست رفتن فرصتهای کلیدی، بروز اختلافات حقوقی و افزایش هزینههای سازمان شود. بسیاری از این مشکلات اما با پیادهسازی سامانههای هوشمند مدیریت قرارداد قابل رفع هستند. در ادامه بررسی میکنیم چگونه این سامانهها میتوانند فرآیند تایید را سادهتر و کارآمدتر کنند.
نقش سامانه مدیریت قرارداد در کاهش گامهای دستی
یکی از مهمترین مزایای سامانه مدیریت قرارداد در سرعتبخشی به فرآیند تایید، حذف فعالیتهای تکراری و دستی است که معمولاً منبع خطای انسانی نیز هستند.
اتوماسیون گردشکار تایید
با تعریف دقیق سلسله مراتب تأیید در سامانه، هر قرارداد پس از ثبت، به صورت خودکار به نفر بعدی ارجاع میشود. برای مثال:
– قراردادهای مالی بالای یک مبلغ مشخص، ابتدا به مدیر مالی، سپس به مدیرعامل منتقل میشوند
– سامانهها قابلیت تعریف شرطهای مختلف بر اساس نوع قرارداد، مخاطب طرف دیگر یا مدت زمان قرارداد را دارند
این نوع گردشکارها نهتنها خطای ناشی از فراموشی یا ارسال به فرد نامناسب را حذف میکند، بلکه زمان انتظار بین مراحل را نیز بهشدت کاهش میدهد.
کاهش نیاز به مکاتبات ایمیلی
در روشهای سنتی، فرآیند تأیید معمولاً با ارسال ایمیل، پرینت فرم امضاء یا تماس تلفنی انجام میشود. با استفاده از سامانه مدیریت قرارداد:
– اعلانها به صورت خودکار برای افراد مرتبط ارسال میشود
– مسیر تایید کامل در داشبورد قابل مشاهده است
– پیگیری وضعیت هر قرارداد با یک کلیک امکانپذیر است
این روش ضمن کاهش زمان ارتباطات مستقیم، نشانهای واضح از مکان فعلی قرارداد در فرآیند تایید ارائه میدهد.
افزایش شفافیت و نظارت در تمام مراحل تایید
شفافیت یکی از اصول کلیدی در مدیریت قرارداد حرفهای است. با وجود سامانههای دیجیتال، شفافسازی کل فرآیند امکانپذیر میشود.
رهگیری دقیق وضعیت قرارداد
هر کاربر در سامانه میتواند ببیند:
– قرارداد در چه مرحلهای از تایید است
– چه افرادی قبلاً تأیید کردهاند
– دوران توقف قرارداد در هر مرحله چقدر بوده است
این قابلیتها به مدیران امکان میدهد تا گلوگاههای تأیید را شناسایی و فرآیندها را بهینهسازی کنند.
گزارشگیریهای دقیق
با بهرهگیری از سامانههای مدیریت قرارداد، امکان گزارشگیری از شاخصهای زیر به سادگی فراهم میشود:
– متوسط مدت زمان تایید برای هر نوع قرارداد
– واحدهایی که بیشتر تأخیر دارند
– روند تاریخی تعداد و مدت زمان تایید
این اطلاعات، بنیانی مهم برای تصمیمگیریهای مدیریتی و بهبود فرآیندها محسوب میشود.
همراستا کردن فرآیند تایید با سیاستهای داخلی
در بسیاری از سازمانها، بخش حقوقی، مالی و منابع انسانی الزامات خاصی برای تایید قراردادها دارند. تطبیق فرآیند تایید با این سیاستها، بدون ساماندهی کامل، دشوار و زمانبر است. سامانههای مدیریت قرارداد به مدیران کمک میکنند تا این هماهنگی را بدون پیچیدگی به اجرا بگذارند.
پارامترهای قابل تعریف
با استفاده از این سامانهها میتوان:
– نقشها و سلسلهمراتب تایید را بر اساس نوع قرارداد پیکربندی کرد
– الزامات سندی (مثلاً پیوست بودن گزارش ارزیابی، پیشنویس مالی، یا تایید هیئتمدیره) را اجباری نمود
– دسترسیها را محدود به افراد دارای مجوز قانونی کرد
با این امکانات، احتمال دور زدن فرآیند، امضاءهای غیرمجاز یا تاییدهای ناقص به حداقل میرسد.
پشتیبانی از اسناد مطابق با الزامات قانونی
برخی از سامانههای پیشرفته قابلیت انطباق با قوانین مالیاتی، خرید دولتی یا استانداردهای حسابرسی را نیز دارند. این یک مزیت کلیدی در سازمانهایی است که ملزم به رعایت الزامات حقوقی دقیق هستند.
افزایش سرعت تعامل بین واحدهای سازمانی
در تایید قراردادها، گاه چندین واحد مختلف دخیل هستند: مالی، حقوقی، عملیاتی و مدیریت کلان. تعامل بین این واحدها در سیستمهای سنتی، با تاخیر و ابهام همراه است.
مرکز واحد اطلاعرسانی
سامانه مدیریت قرارداد به مثابه یک مرکز واحد ارتباطی عمل میکند، جایی که:
– همه افراد درگیر به نسخه واحد سند دسترسی دارند
– نظرات قابل ثبت، پیگیری و پاسخگویی هستند
– حتی گفتگوها و سوابق تصمیمگیری برای مراجعات بعدی ذخیره میشوند
این یکپارچگی نه تنها سرعت تایید را افزایش میدهد، بلکه از بروز سوءتفاهم یا تکرار مراحل جلوگیری میکند.
اعلانها و هشدارهای هوشمند
با تنظیم اعلانهای هوشمند، سامانه میتواند موارد زیر را انجام دهد:
– اطلاع دادن از تأخیر در تایید
– هشدار به مدیران در صورت عبور از موعد مقرر
– یادآوری مداوم بدون نیاز به پیگیری دستی
انعطافپذیری این ویژگی باعث میشود تایملاین تاییدها با دقت بالا مدیریت شود.
یکپارچگی با ابزارهای دیگر سازمان
برای آنکه فرآیند تایید قراردادها بهطور کامل بهرهور و دقیق باشد، نیاز است سامانه مدیریت قرارداد با سایر سامانههای اطلاعاتی سازمان هماهنگ باشد.
ادغام با سیستم اتوماسیون اداری و ERP
سامانههای حرفهای میتوانند با سیستمهای زیر یکپارچه شوند:
– اتوماسیون اداری برای ارسال مستندات
– ERP جهت کنترل بودجه و تعهدات مالی
– سیستم منابع انسانی برای دسترسی به اطلاعات کارکنان مجاز
این همپوشانی از دوبارهکاری جلوگیری میکند و احتمال رخداد خطا را کاهش میدهد.
ثبت یادداشتها، پیوستها و تغییرات
تمام سابقه ویرایش، تایید و اصلاح قرارداد در سیستم ثبت و قابل پیگیری است. هر فرد میتواند ببیند:
– چه کسی چه تغییری اعمال کرده
– نظرات افراد چه بوده
– در چه تاریخی تایید انجام شده است
این قابلیتها برای بازبینی حقوقی یا حسابرسی بسیار کاربردی است.
چگونه انتخاب سامانه مناسب مدیریت قرارداد بر فرآیند تایید تاثیر میگذارد؟
صرف داشتن یک سامانه دیجیتال کافی نیست. کیفیت طراحی سامانه، امکانات قابل تنظیم و سهولت استفاده در موفقیت فرآیند تایید نقشی کلیدی ایفا میکند.
معیارهای انتخاب سامانه مناسب
در انتخاب سامانه مدیریت قرارداد باید موارد زیر را درنظر گرفت:
– رابط کاربری ساده و قابل فهم برای تمام سطوح کاربران
– قابلیت طراحی گردشکارهای متنوع بدون نیاز به برنامهنویسی
– کنترل دسترسی پیشرفته و امکان امضای دیجیتال
– انعطاف بالا در تولید گزارش
سامانه بهینه، میتواند بهرهوری تیم قراردادی و مدیریتی را چندین برابر کند.
مثال موفق از استفاده سازمانی
یکی از مجموعههای بزرگ تولیدی کشور با پیادهسازی یک سامانه بومی مدیریت قرارداد توانست:
– میانگین زمان تایید از ۱۴ روز به ۴ روز کاهش یابد
– حذف کامل کاغذبازی و تاییدهای غیرمستند
– رضایت ۹۰درصدی تیم حقوقی و مالی در مدیریت قراردادها
این نتایج نشاندهنده تأثیر گزینش مناسب سامانه مدیریت قرارداد بر کل عملکرد سازمان است. برای آشنایی بیشتر پیشنهاد میکنیم سری به وبسایت رسمی RAHAFT در https://rahiaft.com بزنید.
کارآیی در تایید قرارداد یعنی سرعت، دقت و شفافیت
سادهسازی فرآیند تأیید قرارداد نهفقط دغدغه واحد حقوقی، بلکه کل سازمان است. سامانههای مدیریت قرارداد با فراهمکردن امکاناتی چون گردشکار خودکار، اعلانهای هوشمند، گزارشگیری دقیق و ادغام با سایر سامانهها، به سازمانها کمک میکنند تا در زمان و منابع صرفهجویی کنند.
اگر سازمان شما هنوز به روشهای سنتی تکیه دارد، اکنون بهترین زمان برای تحول دیجیتال است. همین امروز با کارشناسان ما در وبسایت rahiaft.com تماس بگیرید و گام اول را در مسیر بهینهسازی مدیریت قرارداد بردارید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.