ترکیب شیرپوینت و Power Platform: همکاری هوشمند برای تحول دیجیتال سازمان‌ها
در دنیای امروز، سازمان‌ها به دنبال راه‌حل‌هایی هستند که بتوانند فرآیندهای کسب‌وکاری خود را ساده‌تر، هوشمندتر و کارآمدتر کنند. مایکروسافت با ترکیب دو فناوری قدرتمند خود، یعنی شیرپوینت و Power Platform، راهکاری جامع برای این نیاز ارائه داده است. این مقاله به بررسی چگونگی یکپارچه‌سازی شیرپوینت با اجزای مختلف Power Platform (شامل Power BI، Power Apps، Power Automate و Power Virtual Agents) و مزایای حاصل از این ترکیب می‌پردازد.
Power Platform چیست؟
Power Platform مجموعه‌ای از ابزارهای قدرتمند مایکروسافت است که برای توسعه راهکارهای کسب‌وکاری با رویکرد low-code/no-code طراحی شده‌اند. این پلتفرم شامل چهار بخش اصلی است:
- Power BI: ابزاری برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و ایجاد داشبوردهای تعاملی
- Power Apps: محیطی برای ایجاد اپلیکیشن‌های سفارشی بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی عمیق
- Power Automate: ابزاری برای خودکارسازی فرآیندهای کاری و ایجاد جریان‌های کاری خودکار
- Power Virtual Agents: راهکاری برای ایجاد ربات‌های چت هوشمند بدون نیاز به کدنویسی
شیرپوینت: بیش از یک سیستم مدیریت اسناد
شیرپوینت یکی از محبوب‌ترین پلتفرم‌های مدیریت محتوا و همکاری تیمی در جهان است که بیش از دو دهه قدمت دارد. امروزه شیرپوینت بیش از یک سیستم مدیریت اسناد است و به عنوان بستری برای:
- مدیریت و به‌اشتراک‌گذاری اسناد و فایل‌ها
- ایجاد سایت‌های درون‌سازمانی (اینترانت) و برون‌سازمانی (اکسترانت)
- همکاری تیمی و مدیریت پروژه
- ذخیره‌سازی و مدیریت اطلاعات ساختاریافته در لیست‌ها و کتابخانه‌ها
استفاده می‌شود.
قدرت ترکیب: شیرپوینت + Power Platform
ترکیب شیرپوینت و Power Platform، مزایای فراوانی برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد. در ادامه، به بررسی نحوه یکپارچه‌سازی و مزایای هر یک از اجزای Power Platform با شیرپوینت می‌پردازیم.
۱. شیرپوینت + Power BI: تحلیل هوشمند داده‌های سازمانی
یکپارچه‌سازی شیرپوینت با Power BI امکان تجزیه و تحلیل پیشرفته داده‌های موجود در شیرپوینت را فراهم می‌کند:
مزایای اصلی:
- تحلیل داده‌های ساختاریافته شیرپوینت: داده‌های موجود در لیست‌ها و کتابخانه‌های شیرپوینت می‌توانند به راحتی در Power BI تحلیل شوند.
- داشبوردهای تعاملی: امکان ایجاد داشبوردها و گزارش‌های تعاملی بر اساس داده‌های شیرپوینت
- تصمیم‌گیری داده‌محور: کمک به مدیران برای اتخاذ تصمیمات مبتنی بر داده
- نمایش زنده داده‌ها: به‌روزرسانی خودکار گزارش‌ها با تغییر داده‌ها در شیرپوینت
نمونه‌های کاربردی:
- داشبورد مدیریت پروژه با نمایش پیشرفت وظایف ثبت شده در شیرپوینت
- گزارش‌های فروش بر اساس داده‌های ثبت شده در لیست‌های شیرپوینت
- تحلیل عملکرد تیم‌ها بر اساس فعالیت‌های ثبت شده در شیرپوینت
۲. شیرپوینت + Power Apps: اپلیکیشن‌های سفارشی با داده‌های شیرپوینت
Power Apps امکان ایجاد اپلیکیشن‌های سفارشی بر اساس داده‌های شیرپوینت را بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی فراهم می‌کند:
مزایای اصلی:
- ایجاد اپلیکیشن‌های سفارشی: طراحی اپلیکیشن‌های کاربردی بر اساس نیازهای خاص سازمان
- رابط کاربری جذاب: ایجاد رابط‌های کاربری مدرن و پاسخگو برای کار با داده‌های شیرپوینت
- دسترسی چندسکویی: امکان استفاده از اپلیکیشن‌ها در دسکتاپ، وب و موبایل
- توسعه سریع: کاهش زمان توسعه اپلیکیشن‌ها از ماه‌ها به روزها یا حتی ساعت‌ها
نمونه‌های کاربردی:
- اپلیکیشن ثبت درخواست‌های IT با ذخیره داده‌ها در شیرپوینت
- اپلیکیشن مدیریت مرخصی کارکنان با استفاده از لیست‌های شیرپوینت
- اپلیکیشن موبایل برای ثبت گزارش‌های میدانی و ذخیره‌سازی در شیرپوینت
- فرم‌های هوشمند برای جمع‌آوری اطلاعات مشتریان و ذخیره در شیرپوینت
۳. شیرپوینت + Power Automate: خودکارسازی فرآیندهای کاری
Power Automate (قبلاً با نام Microsoft Flow شناخته می‌شد) امکان خودکارسازی فرآیندهای کاری در شیرپوینت را فراهم می‌کند:
مزایای اصلی:
- خودکارسازی فرآیندها: حذف کارهای تکراری و روزمره از طریق خودکارسازی
- یکپارچه‌سازی سیستم‌ها: اتصال شیرپوینت به صدها سرویس و برنامه دیگر
- گردش‌های کاری هوشمند: ایجاد گردش‌های کاری پیچیده با شرط‌ها و تصمیم‌گیری‌های خودکار
- واکنش به رویدادها: ایجاد جریان‌های کاری بر اساس رویدادهای شیرپوینت مانند ایجاد، ویرایش یا حذف اسناد
نمونه‌های کاربردی:
- خودکارسازی فرآیند تأیید اسناد در شیرپوینت
- ارسال اعلان‌های خودکار در Microsoft Teams هنگام به‌روزرسانی اسناد مهم
- انتقال خودکار داده‌ها بین شیرپوینت و سایر سیستم‌ها مانند Dynamics 365 یا SQL Server
- آرشیو خودکار اسناد قدیمی در شیرپوینت
۴. شیرپوینت + Power Virtual Agents: ربات‌های چت هوشمند برای دسترسی به اطلاعات
Power Virtual Agents امکان ایجاد ربات‌های چت هوشمند برای دسترسی به اطلاعات موجود در شیرپوینت را فراهم می‌کند:
مزایای اصلی:
- پاسخگویی خودکار: پاسخ خودکار به سؤالات متداول کاربران بر اساس اطلاعات شیرپوینت
- دسترسی سریع به اطلاعات: امکان جستجو و بازیابی اسناد و اطلاعات از طریق گفتگو
- کاهش بار کاری تیم پشتیبانی: حل بسیاری از مشکلات کاربران بدون نیاز به مداخله انسانی
- یادگیری مداوم: بهبود تدریجی پاسخ‌ها بر اساس تعاملات کاربران
نمونه‌های کاربردی:
- ربات پاسخگویی به سؤالات متداول درباره سیاست‌های شرکت
- ربات کمک به یافتن اسناد و مستندات در شیرپوینت
- ربات راهنمای گام به گام برای تکمیل فرآیندهای سازمانی
- ربات پشتیبانی IT برای حل مشکلات رایج کاربران
مزایای استراتژیک ترکیب شیرپوینت و Power Platform
استفاده یکپارچه از شیرپوینت و Power Platform مزایای استراتژیک زیر را برای سازمان‌ها به همراه دارد:
۱. افزایش بهره‌وری
- کاهش زمان انجام فرآیندهای کاری تکراری
- دسترسی سریع‌تر به اطلاعات از طریق داشبوردها و اپلیکیشن‌های سفارشی
- حذف کارهای دستی و کاهش خطاهای انسانی
۲. توانمندسازی کاربران
- ایجاد راهکارهای سفارشی توسط کاربران غیرفنی با رویکرد low-code/no-code
- کاهش وابستگی به تیم IT برای ایجاد راهکارهای ساده
- امکان ایجاد اپلیکیشن‌های سازمانی توسط "توسعه‌دهندگان شهروند" (Citizen Developers)
۳. چابکی سازمانی
- واکنش سریع‌تر به تغییرات کسب‌وکار
- توسعه سریع راهکارها بدون نیاز به چرخه‌های طولانی توسعه نرم‌افزار
- امکان آزمایش سریع ایده‌ها و مفاهیم جدید
۴. یکپارچگی داده‌ها و سیستم‌ها
- ایجاد یک سیستم یکپارچه از منابع داده‌ای مختلف
- اتصال شیرپوینت به سایر سیستم‌های سازمانی
- حذف سیلوهای اطلاعاتی و ایجاد یک منبع واحد حقیقت
۵. بهبود تصمیم‌گیری
- تصمیم‌گیری مبتنی بر داده با استفاده از داشبوردهای تعاملی
- دسترسی به تحلیل‌های پیشرفته از داده‌های سازمانی
- شناسایی روندها و الگوهای پنهان در داده‌ها
برای آشنایی بیشتر، دمو اختصاصی دریافت کنید.
چالش‌ها و نکات مهم در یکپارچه‌سازی
علی‌رغم مزایای بسیار، یکپارچه‌سازی شیرپوینت و Power Platform با چالش‌هایی نیز همراه است که باید به آن‌ها توجه کرد:
۱. مدیریت مجوزها و امنیت
- اطمینان از مدیریت صحیح مجوزها در سرتاسر سیستم‌های یکپارچه
- حفظ امنیت داده‌ها در هنگام انتقال بین سیستم‌ها
- پیروی از سیاست‌های امنیتی سازمان در تمام اجزای راهکار
۲. مدیریت ظرفیت و عملکرد
- توجه به محدودیت‌های عملکردی شیرپوینت مانند حد ۵۰۰۰ آیتم در یک نما
- مدیریت حجم داده‌ها و تأثیر آن بر عملکرد
- بهینه‌سازی جریان‌های کاری برای بهبود عملکرد
۳. حاکمیت و مدیریت
- ایجاد چارچوب حاکمیتی برای توسعه‌دهندگان شهروند
- مدیریت چرخه حیات اپلیکیشن‌ها و جریان‌های کاری
- استانداردسازی و مستندسازی راهکارها
۴. آموزش و پشتیبانی
- آموزش کاربران و توسعه‌دهندگان شهروند
- ایجاد منابع آموزشی و مستندات کافی
- پشتیبانی مداوم از کاربران و توسعه‌دهندگان
نتیجه‌گیری
ترکیب شیرپوینت و Power Platform فرصت‌های بی‌نظیری برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا بتوانند فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند، بهره‌وری را افزایش دهند و تجربه کاربری بهتری را ارائه دهند. با استفاده از این ترکیب قدرتمند، سازمان‌ها می‌توانند از مزایای هر دو دنیای مدیریت محتوا و توسعه اپلیکیشن‌های low-code بهره‌مند شوند.
برای موفقیت در این مسیر، سازمان‌ها باید رویکردی استراتژیک داشته باشند، چالش‌ها را به درستی مدیریت کنند و از بهترین شیوه‌ها پیروی کنند. با انجام این کار، آن‌ها می‌توانند پتانسیل کامل این فناوری‌ها را برای پیشبرد تحول دیجیتال خود محقق سازند.
در نهایت، آینده شیرپوینت در کنار Power Platform بسیار امیدوارکننده است و سازمان‌هایی که زودتر از این ترکیب استفاده کنند، مزیت رقابتی قابل توجهی در دنیای کسب‌وکار دیجیتال امروز خواهند داشت.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.