سامانه مدیریت دانش
سامانه مدیریت دانش رویکردی یکپارچه به شناسایی، کسب و استخراج، بازیابی، ارزیابی، تسهیم و خلق کلیه منابع دانش سازمان است به گونه‌ای که سازمان را در جهت دستیابی به اهداف سازمانی کمک نماید. هدف مدیریت دانش برقراری ارتباط بین خبرگان و افراد مجرب سازمان با افرادی است که نیاز به دانش خاصی را دارند. ایجاد چنین ارتباطی به کمک فرایندها و ابزارهای مدیریت دانش تسهیل می‌گردد. موفقیت در زمینه‌ی مدیریت دانش نیازمند ایجاد یک محیط جدید کاری می‌باشد، که دانش و تجربه بتوانند به راحتی تسهیم شوند.
امروزه، دوران دگرگونی و تغیر پرشناب دانش است. هر پنج و نیم سال حجم دانش دو برابر می‌شود، البته عمر میانگین آن که به «دارایی» و «منبع ارزشمند راهبردی» ارتباط دارد، کمتر از چهار سال است. «مدیریت دانش» یکی از گفتمانهایی است که در دوران جدید در زمینه مدیریت مطرح گردیده و به شدت مورد توجه سازمان‌ها و مبحث مدیریت قرار گرفته‌است. از مهم‌ترین ارکان مدیریت دانش، پیاده‌سازی سیستم و اثربخشی آن در سطح سازمان می‌باشد. چرا که دیگر مطالب مرتبط با آن همگی به عنوان مقدمه‌ای جهت بسترسازی و استفاده از آنها برای تحقق عملی مدیریت دانش به شمار می‌روند. سازمان‌های پیشرو زیادی در جهان به اهمیت سامانه مدیریت دانش به عنوان رویکردی نوین در مدیریت کسب و کار پی برده و اقدام به پیاده‌سازی آن نموده‌اند.
برای آشنایی بیشتر، دمو اختصاصی دریافت کنید.
نقش مديريت دانش در توليد و توسعه دانش، ارائه راهکار برای جستجوهای هوشمند، بهره برداری بهينه از اطلاعات قابل دسترس و منابع موجود و بالابردن سطح اطلاعاتی بنگاهها در راستای پيشرفت و توسعه در مهارت‌ها، از مهمترين اهداف نکات مطرح در راهکارهای استقرار سیستم مدیریت دانش می باشد.
چهار نوع دانش مشخص شده است:
دانش نیروی انسانی
دانشی است که توسط اعضای سازمان به وجود می‌آید.
دانش مکانیزه
دانشی که حامل وظایف ویژه یکپارچه در سخت افزارماشین است، در واقع شامل دانش مربوط به تجهیزات سازمان می‌باشد.
دانش مستند
دانشی که به شکل بایگانی، کتاب، سند، دفتر کل، دستورات، نمودارها و… ذخیره می‌شود.
دانش خودکار(اتوماتیک)
دانشی است که به طور الکترونیکی ذخیره شده و به وسیله برنامه‌های رایانه‌ای که وظایف خاص را پشتیبانی می‌کند قابل دسترسی می‌باشد.
مراحل پیاده‌سازی نظام سامانه مدیریت دانش در سازمان
در این گام وضعیت‌های موجود در سازمان جهت پیاده‌سازی طرح مورد بررسی قرار می‌گیرد. مطالعات روی جنبه‌های کلیدی مدیریت دانش نظیر انسان (فرهنگ)، سازمان (ساختار) و فن آورای های موجود انجام می‌گیرد. به این ترتیب، کاستی‌ها و محدودیت‌های موجود در هریک از حوزه‌ها در ارتباط با پیاده‌سازی سیستم مشخص می‌شود.
پس از شناسایی محدودیت‌ها، راهکارهایی در قالب طرح اولیه نظام جهت رفع محدودیت‌ها ارائه می‌شود. در این مرحله با بررسی و واکاوی نظرات تصمیم‌گیران، اجرای قطعی سیستم در سازمان تعیین می‌گردد.
پس از پذیرش طرح خام سیستم، طراحی تفصیلی سیستم صورت می‌گیرد. در این مرحله وارد جزئیات شده و متدولوژی قطعی نیز انتخاب می‌گردد. متدولوژی باید متناسب با نیازها و محدودیت‌های سازمان باشد. این نیازها و محدودیت‌ها در مرحله امکان‌سنجی مشخص شده و در مرحله خام مورد بررسی و راهکاردهی قرار گرفته‌است.
در پیاده‌سازی سیستم مباحثی همچون فناوری، آموزش اولیه پرسنل و مدیران، و ساختار سازمانی مطرح بوده و ایجاد هماهنگی و یکپارچگی بین اجزا و افراد از اهمیت خاصی برخوردار است.
جهت جاگیر شدن، تثبیت و ماندگاری سیستم در سازمان باید به یک سری موارد توجه داشت که عبارت است از مشاوره جهت رفع عیوب و نواقص، قرار دادن یک نمایندگی از طرف گروه طراح سیستم در دستگاه اجرایی، و تلاش برای جلوگیری از بازگشت دستگاه به سیستم قبلی_که معمولاً شش ماه مراقبت را لازم دارد و ….
در این مرحله یک سیستم بازخورد مناسب برای اصلاح سیستم در نظر گرفته می‌شود. بطور معمول شش ماه پس از پیاده‌سازی سیستم صورت می‌گیرد و طی آن توصیه‌های اصلاحی ارائه می‌گردد.
ویژگی های سامانه مدیریت دانش
- قابلیت ثبت تجربه، مهارت، دانش تطبیقی، درس آموخته و نوآوری/ اختراع
- قابلیت ثبت منابع دانشی و موضوعات دانشی
- اطلاع رسانی های گسترده به کاربران از طریق پست الکترونیکی
- بررسی و ارزيابی دانش ها به صورت درون گروهی و يا ارزيابی کلی
- جستجوهای هوشمند در دانش های سازمان
- ارزشيابی کاربران و گروهها بر اساس فعاليتهای انجام شده و نتايج آنها
- درخت دانش (Knowledge Tree) داینامیک با قابلیت های نمایشی مختلف
امکانات پایه سامانه مدیریت دانش
- معماری و ساختار چند لایه و توزیع شده جهت استفاده در سازمان های بزرگ (Enterprise)
- مدیریت متمرکز کاربران، چارت سازمانی، سمت های سازمانی و …
- ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ آﺳﺎن ﻣﺴﺘﻨﺪات و اﻃﻤﯿﻨﺎن از اﯾﺠﺎد ﻣﺤﺘﻮاي ﮐﺎﻣﻞ و ﺻﺤﯿﺢ
- اﯾﺠﺎد ﺳﺮﯾﻊ و آﺳﺎن ﻣﺤﯿﻂ ﻫﻤﮑﺎري و ﺑﻪ اﺷﺘﺮاكﮔﺬاري اﻃﻼﻋﺎت
- مدیریت آسان دسترسی ها در سطوح مختلف
قابلیت های پیشرفته سامانه مدیریت دانش
- امکان استفاده از شمسی ساز و فارسی ساز در تمامی نسخ شیرپوینت
- یکپارچگی کامل با مجموعه نرم افزارهای Microsoft Office
- جستجوهای پیشرفته و قدرتمند برروی اقلام (Metadata) و محتوای اسناد و مدارک
- تعریف و مدیریت بایگانی الكترونیكی در کلیه سطوح سازمانی
- امکان پشتیبان گیری از اطلاعات نرم افزار به صورت اتوماتیک