پرونده ها و مدارك ادارى، اسناد ملكى، گزارشها، نقشه ها، قراردادها، پرونده هاى پرسنلى، اسناد مثبته مالى و ... از با ارزش ترين دارائيهاى اطلاعاتى سازمانها هستند كه بايد در مورد آنها به حفاظت، نگهدارى، سرعت دسترسى، طبقه بندى و اعمال سطوح امنيتى دسترسى توجه ويژه اى شود.
بعضا اين اسناد كه نسخ الكترونيكى هم دارند در يك محل متمركز و تحت حفاظت نگهدارى نشده و در واحدهاى مختلف يك سازمان پراكنده مى باشند
كه مى توان انبوه اين مستندات (اغلب در زونكن نگهدارى مى شوند) را در همه جا مشاهده نمود.
از بين رفتن مستندات فيزيكى و الكترونيكى به دلايل مختلف، از دست دادن منابع زمانى و ريالى زيادى را در پى دارد و تلاشهاى چند باره اى را براى بازگرداندن آنها مى شود. در حالى كه راه حل صحيح، نگهدارى متمركز اطلاعات روى سرورهاى مركزى و طبقه بندى آنها ، به روز نگهداشتن ابزارهاى حفاظت الكترونيك و نگهدارى نسخ پشتيبان از دانش سازمانى و استفاده از نرم افزارهاى آرشيو الكترونيك مى باشد.
مديريت صحيح و تسهيل گردش اين مستندات در سازمان، نگهدارى نسخ فيزيكى و حفاظت آنها از جمله مسائل مهم اين حوزه مى باشد.
