مدیریت اسناد مالی فرایندی منظم است که شرکت‌ها با استفاده از آن تمام مدارک مالی مانند فاکتورها، رسیدها، قراردادها و صورت‌حساب‌ها را جمع‌آوری می‌کنند تا شفافیت و دقت در حسابداری تضمین شود؛ این اسناد ابتدا بر مبنای تاریخ و نوع هزینه طبقه‌بندی می‌شوند تا دسترسی و پیگیری‌شان در حسابرسی و گزارش‌گیری ساده باشد؛ گام بعدی ثبت دقیق داده‌ها در سیستم حسابداری است به‌گونه‌ای که تمام تراکنش‌ها با مستندات پشتیبان مطابقت داشته باشند؛ در نهایت، اسناد پس از بررسی داخلی و تأیید مدیران مالی بایگانی می‌شوند و در صورت نیاز برای بررسی مالیاتی یا حسابرسی به سرعت قابل ارائه هستند.