سامانه مدیریت کیفیت سیستمی سازمان‌یافته است که استانداردها، فرایندها و معیارهای کیفیت را تعریف کرده و در تمامی مراحل تولید یا ارائه خدمت اعمال می‌کند؛ در این سامانه مستندسازی دقیق رویه‌ها و پروتکل‌ها صورت می‌گیرد و کنترل کیفیت بر اساس معیارهایی مانند انطباق با مشخصات، عدم نقص و رضایت مشتری انجام می‌شود؛ در طول عملیات، داده‌های کیفیت جمع‌آوری، تجزیه‌وتحلیل می‌شوند تا علل ریشه‌ای مشکلات شناسایی شده و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه اجرا گردند؛ در پایان دوره کاری، ارزیابی کلی کیفیت، مقایسه با اهداف تعیین‌شده و گزارش‌دهی مدیریتی انجام می‌شود تا به بهبود مستمر فرآیندها و افزایش توان رقابتی سازمان منجر گردد.