سامانه مدیریت تغییرات ابزاری سازمانی است که فرآیند شناسایی، ارزیابی، برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت تغییرات در ساختار سازمانی، فناوری، فرآیندها یا محصولات را به‌صورت مدون و کنترل‌شده مدیریت می‌کند؛ ابتدا نیازها و علل تغییر مشخص شده، تأثیرات آن بر بخش‌های مختلف تحلیل می‌گردد. در مرحله بعد با تدوین برنامه ورود به تغییر شامل زمان‌بندی، تخصیص منابع، تعیین ذی‌نفعان و وظایف هر بخش، زمینه برای اجرای موفق فراهم می‌شود؛ اجرای تغییر به‌صورت گام به گام و با ارتباط مداوم با تیم‌ها و ذی‌نفعان انجام می‌پذیرد تا مقاومت سازمانی کاهش یابد و کارکردها مختل نشود. پس از اجرا، ارزیابی نتایج و بازخورد جمع‌آوری می‌شود تا اصلاحات لازم اعمال گردد و تجربه سازمان در مدیریت تغییر تقویت شود؛ تمامی مستندات، مراحل و تصمیمات با کنترل دسترسی و سطوح احراز هویت محافظت شده و سامانه معمولاً با مدیریت پروژه، منابع انسانی و مالی برای یکپارچگی و هم‌افزایی هماهنگ می‌گردد.