سامانه مدیریت بودجه ابزاری سازمانی است که فرآیند تدوین، تخصیص، اجرا و نظارت بر منابع مالی سازمان را به‌صورت یکپارچه و شفاف هدایت می‌کند؛ در این سامانه ابتدا بودجه دوره‌ای (سالانه یا چندساله) بر مبنای اهداف استراتژیک سازمان طراحی شده، سپس برای بخش‌ها و فعالیت‌ها تخصیص می‌یابد. در مرحله اجرا، هزینه‌ها و درآمدها به صورت لحظه‌ای ثبت شده و مقایسه‌ای بین عملکرد واقعی و بودجه پیش‌بینی‌شده انجام می‌گردد تا انحرافات شناسایی و اقدامات اصلاحی صورت پذیرد. در پایان دوره، ارزیابی دقیق نتایج به کمک گزارش‌ها و تحلیل‌ها انجام می‌شود تا عملکرد مالی مستندسازی شود و درس‌آموخته‌ها برای دوره‌های بودجه‌ای بعدی استفاده شود؛ ضمناً تمام داده‌های مالی با کنترل دسترسی، رمزنگاری و احراز هویت ایمن می‌شوند و سامانه معمولاً با نرم‌افزارهای مالی، مدیریت پروژه و منابع انسانی جهت تبادل داده و هماهنگی بین عملیات سازمان یکپارچه است.