سیستم‌های CRM و ERP
سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
سیستم CRM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ارتباط با مشتریان را مدیریت کرده و فرآیندهای فروش، بازاریابی و خدمات مشتریان را بهبود بخشند. محبوب‌ترین پلتفرم CRM مایکروسافت، Dynamics 365 است که مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی برای مدیریت ارتباط با مشتری ارائه می‌دهد.
اتصال شیرپوینت به سیستم‌های CRM
مزایای اتصال شیرپوینت به CRM
یکپارچه‌سازی شیرپوینت با سیستم‌های CRM (به ویژه Dynamics 365) مزایای زیر را به همراه دارد:
- مدیریت یکپارچه اسناد مشتریان: تمامی اسناد مرتبط با مشتریان می‌توانند در شیرپوینت ذخیره شده و به راحتی از داخل CRM قابل دسترسی باشند.
- حذف سیلوهای اطلاعاتی: کارکنان دیگر نیاز به جستجو در سیستم‌های مختلف برای یافتن اطلاعات مشتریان ندارند.
- کاهش هزینه‌های ذخیره‌سازی: ذخیره‌سازی اسناد در شیرپوینت به جای CRM، هزینه‌های ذخیره‌سازی را کاهش می‌دهد.
- بهبود همکاری تیمی: تیم‌های فروش، بازاریابی و خدمات مشتریان می‌توانند به راحتی روی اسناد مشترک همکاری کنند.
- تاریخچه کامل تعاملات مشتری: تمامی تعاملات با مشتری، از جمله اسناد و ایمیل‌ها، در یک مکان قابل مشاهده است.
- افزایش بهره‌وری: کارکنان می‌توانند بدون نیاز به تغییر بین سیستم‌های مختلف، به تمامی اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند.
نحوه اتصال شیرپوینت به Dynamics 365 CRM
اتصال شیرپوینت به Dynamics 365 CRM به شکل زیر انجام می‌شود:
- تنظیمات اولیه:
- اطمینان از اینکه هردو سیستم (شیرپوینت و Dynamics 365) روی یک تننت Office 365 قرار دارند
- داشتن دسترسی‌های مدیر سیستم در هر دو سیستم
- فعال‌سازی یکپارچه‌سازی مبتنی بر سرور (Server-Based Integration):
- ورود به Dynamics 365
- رفتن به بخش تنظیمات > تنظیمات پیشرفته > سیستم > مدیریت اسناد
- انتخاب گزینه "پیکربندی یکپارچه‌سازی مبتنی بر سرور شیرپوینت"
- مشخص کردن URL سایت شیرپوینت مورد نظر
- انتخاب موجودیت‌ها (Entities) برای مدیریت اسناد:
- مشخص کردن اینکه کدام موجودیت‌ها در Dynamics 365 (مانند حساب‌ها، فرصت‌ها، تماس‌ها و...) باید به مدیریت اسناد متصل شوند
- مدیریت مجوزها:
- تنظیم مجوزهای مناسب در شیرپوینت تا فقط کاربران مجاز به اسناد دسترسی داشته باشند
- استفاده از نرم‌افزارهای شخص ثالث برای همگام‌سازی خودکار مجوزها بین Dynamics 365 و شیرپوینت
پس از انجام این تنظیمات، کاربران می‌توانند از طریق Dynamics 365 به اسناد ذخیره شده در شیرپوینت دسترسی داشته و با آن‌ها کار کنند. همچنین قادر خواهند بود اسناد جدید را مستقیماً از Dynamics 365 به شیرپوینت آپلود کنند.
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)
سیستم ERP به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای اصلی کسب‌وکار مانند مدیریت مالی، زنجیره تأمین، منابع انسانی و تولید را یکپارچه کنند. Dynamics 365 for Finance and Operations یکی از راهکارهای ERP محبوب مایکروسافت است.
اتصال شیرپوینت به سیستم‌های ERP
مزایای اتصال شیرپوینت به ERP
یکپارچه‌سازی شیرپوینت با سیستم‌های ERP (مانند Dynamics 365 for Finance and Operations) مزایای زیر را به همراه دارد:
- مدیریت یکپارچه اسناد فرآیندهای کسب‌وکار: تمامی اسناد مرتبط با فرآیندهای سازمانی مانند زنجیره تأمین، مالی و منابع انسانی می‌توانند در شیرپوینت ذخیره و از ERP قابل دسترسی باشند.
- استانداردسازی فرآیندها: امکان ایجاد الگوها و جریان‌های کاری استاندارد برای فرآیندهای سازمانی
- بهبود گردش کار اسناد: ایجاد فرآیندهای تأیید و بررسی اسناد مانند فاکتورها، سفارشات خرید و قراردادها
- دسترسی آسان به اطلاعات: ایجاد داشبوردهای اطلاعاتی برای نمایش داده‌های ERP در قالب گزارش‌های قابل فهم
- افزایش کارایی: کاهش زمان جستجوی اسناد و داده‌ها در سیستم‌های مختلف
- تصمیم‌گیری بهتر: دسترسی به داده‌های دقیق و به‌روز برای تصمیم‌گیری‌های سازمانی
نحوه اتصال شیرپوینت به Dynamics 365 for Finance and Operations (ERP)
اتصال شیرپوینت به Dynamics 365 for Finance and Operations به شکل زیر انجام می‌شود:
- استفاده از پیوندهای مستقیم:
- ایجاد پیوندهای مستقیم بین اسناد شیرپوینت و رکوردهای Dynamics 365 for Finance and Operations
- امکان دسترسی به اسناد مرتبط با سفارشات، فاکتورها، محصولات و سایر اطلاعات ERP
- استفاده از وب پارت‌های شیرپوینت:
- نمایش داده‌های Dynamics 365 در صفحات شیرپوینت با استفاده از وب پارت‌ها
- ایجاد داشبوردهای مدیریتی برای نمایش اطلاعات کلیدی عملکرد (KPI)
- استفاده از Power Platform:
- استفاده از Power Automate برای ایجاد جریان‌های کاری خودکار بین شیرپوینت و ERP
- استفاده از Power BI برای تحلیل و نمایش داده‌های ERP در شیرپوینت
- ایجاد برنامه‌های کاربردی با Power Apps برای کار با داده‌های ERP در محیط شیرپوینت
- یکپارچه‌سازی از طریق وب سرویس‌ها:
- استفاده از APIهای Dynamics 365 for Finance and Operations برای اتصال به شیرپوینت
- انتقال خودکار داده‌ها بین دو سیستم
پس از این یکپارچه‌سازی، کاربران می‌توانند به راحتی به اطلاعات و اسناد مورد نیاز خود در هر دو سیستم دسترسی داشته باشنذ
چالش‌ها و راهکارهای اتصال شیرپوینت به سیستم‌های CRM و ERP
چالش‌ها
- مدیریت مجوزها و امنیت:
- عدم همگام‌سازی خودکار مجوزها بین سیستم‌ها
- نیاز به مدیریت مجوزهای جداگانه در هر سیستم
- یکپارچگی داده‌ها:
- احتمال عدم همگام‌سازی کامل داده‌ها
- نیاز به زیرساخت قوی برای انتقال داده‌ها
- پیچیدگی فنی:
- نیاز به دانش فنی در هر دو سیستم
- زمان و هزینه پیاده‌سازی
- مقاومت کاربران:
- عدم تمایل به یادگیری سیستم جدید
- نیاز به تغییر فرآیندهای کاری
راهکارها
- استفاده از ابزارهای همگام‌سازی:
- استفاده از نرم‌افزارهای شخص ثالث برای همگام‌سازی خودکار مجوزها
- استفاده از Power Automate برای همگام‌سازی خودکار داده‌ها
- استفاده از یک مشاور متخصص:
- استفاده از خدمات مشاوره‌ای متخصصان شیرپوینت و Dynamics 365
- بهره‌گیری از تجربیات موفق دیگر سازمان‌ها
- آموزش کاربران:
- برگزاری دوره‌های آموزشی برای کاربران
- ایجاد مستندات و راهنماهای کاربری
- پیاده‌سازی مرحله‌ای:
- شروع با یک بخش کوچک از سازمان
- گسترش تدریجی به سایر بخش‌ها
برای آشنایی بیشتر، دمو اختصاصی دریافت کنید.
آینده اتصال شیرپوینت به سیستم‌های CRM و ERP
با توسعه فناوری‌های جدید مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی، آینده اتصال شیرپوینت به سیستم‌های CRM و ERP روشن‌تر می‌شود. برخی از روندهای آینده عبارتند از:
- استفاده از Microsoft Copilot:
- کمک به کاربران در یافتن سریع‌تر اطلاعات
- پیشنهاد خودکار اسناد مرتبط
- تحلیل هوشمند داده‌ها:
- شناسایی الگوها و روندها در داده‌های سازمانی
- پیش‌بینی نیازهای آینده
- اتوماسیون پیشرفته فرآیندها:
- خودکارسازی کامل فرآیندهای کاری
- کاهش نیاز به دخالت انسانی
- تجربه کاربری یکپارچه:
- دسترسی به تمامی سیستم‌ها از یک رابط کاربری واحد
- تجربه کاربری مشابه در تمامی دستگاه‌ها
نتیجه‌گیری
اتصال شیرپوینت به سیستم‌های CRM و ERP سازمانی، راهکاری قدرتمند برای افزایش بهره‌وری، بهبود همکاری و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار است. با یکپارچه‌سازی این سیستم‌ها، سازمان‌ها می‌توانند به مزایای زیر دست یابند:
- دسترسی یکپارچه به اطلاعات و اسناد سازمانی
- بهبود همکاری بین تیمی
- افزایش بهره‌وری کارکنان
- کاهش هزینه‌های ذخیره‌سازی
- تصمیم‌گیری بهتر و سریع‌تر
- استانداردسازی فرآیندهای کاری
هرچند ممکن است پیاده‌سازی این یکپارچگی با چالش‌هایی همراه باشد، اما با استفاده از راهکارهای مناسب و برنامه‌ریزی دقیق، می‌توان به نتایج مطلوبی دست یافت. آینده اتصال شیرپوینت به سیستم‌های CRM و ERP با فناوری‌های نوین مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی، امکانات بیشتری برای سازمان‌ها فراهم خواهد کرد.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.