سامانه مدیریت کارکرد و وظایف شامل دو زیرسیستم اصلی است که با نام‌های "مدیریت کارها و واحدهای سازمانی" و "مدیریت وظایف پیشرفته" شناخته می‌شوند. هر یک از این زیرسیستم‌ها نقش مهمی در تسهیل فرآیندهای سازمانی دارند و به کاربران کمک می‌کنند تا وظایف خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنند.
زیرسیستم "مدیریت کارها و واحدهای سازمانی" به عنوان هسته مرکزی عمل کرده و تمامی مسؤولیت‌های مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل کارها و منابع انسانی را پوشش می‌دهد. مدیران با استفاده از این زیرسیستم می‌توانند چارت سازمانی را تعریف و فرآیندهای کاری هر واحد سازمانی را به دقت مدیریت کنند. داشبوردهای شخصی‌سازی شده نیز برای هر کاربر موجود است که امکان مدیریت بهتر کارها را فراهم می‌کند و بهینه‌سازی روندهای کاری را تسهیل می‌کند.
از سوی دیگر، زیرسیستم "مدیریت وظایف پیشرفته" بر نیازهای دقیق‌تر کارکنان تمرکز دارد. این زیرسیستم ابزارهایی برای مدیریت دقیق‌تر وظایف ارائه می‌دهد که کارکنان با استفاده از آن‌ها می‌توانند تایم شیت‌های خود را با دقت پر کنند و گزارشات کارکرد جامع و دقیقی را تهیه نمایند. با این رویکرد، کارکنان عملکرد خود را به طور مؤثر به کارفرمایان گزارش داده و بازخوردهای موثرتری دریافت می‌کنند.
در کل، این دو زیرسیستم با همکاری یکدیگر نه تنها کارایی و بهره‌وری سازمان را بهبود می‌بخشند، بلکه کیفیت مدیریت منابع انسانی را نیز ارتقاء می‌دهند.
برای آشنایی بیشتر، دمو اختصاصی دریافت کنید.
امکانات پایه سامانه مدیریت کارکرد و وظایف
- مدیران پروژه می‌توانند به سادگی وظایف را برای اعضای تیم تعیین کنند. این ویژگی کمک می‌کند تا وظایف به درستی تخصیص داده شوند.
- ساعات اضافه‌کاری در محاسبات برنامه‌ریزی هفتگی لحاظ می‌شود تا از فشار بیش از حد روی کارکنان جلوگیری شود.
- مدیران می‌توانند ساعات کار هر پروژه را به طور دقیق تعیین کنند. این امر مانع تداخل و کمبود منابع می‌شود.
- مدیران و کارکنان می‌توانند هر لحظه درصد پیشرفت وظایف را بررسی کنند. این امر امکان انجام بهبودها را فراهم می‌کند.
- می‌توان وظایفی که به پایان نرسیده‌اند اما زمان آن‌ها تمام شده است را شناسایی کرد. این قابلیت به پیشگیری از تکرار تأخیرها کمک می‌کند.
- تخصیص وظایف به کاربران با ارسال ایمیل اطلاع‌رسانی می‌شود. این ویژگی اطمینان از اطلاع‌رسانی سریع را فراهم می‌کند.
- کارکنان می‌توانند تایم شیت خود را به سادگی در تقویم درج کنند. این کار دقت در گزارش‌دهی زمان را افزایش می‌دهد.
قابلیت پایه سامانه مدیریت کارکرد و وظایف
- کارکنان می‌توانند زمان صرف شده برای انجام وظایف خود را به راحتی ثبت کنند. این قابلیت به مدیران امکان می‌دهد تا دید بهتری نسبت به بهره‌وری و زمان‌بندی کارکنان داشته باشند.
- وظایف می‌توانند به بخش مدیریت دانش متصل شوند، به طوری که منابع اطلاعاتی و دانش به صورت کارآمدتری مدیریت و استفاده شوند.
- وظایف و اطلاعات مرتبط با آن‌ها از طریق فرم‌های مختلفی قابل دسترسی و مدیریت هستند و این امر به سازمان‌دهی بهتر اطلاعات کمک می‌کند.
- وظایف از طریق سیستم کانبان قابل پیگیری و بررسی هستند، که این موضوع امکان نظارت و مدیریت بهتر پیشرفت وظایف را فراهم می‌کند.
- با این قابلیت، تیم‌ها می‌توانند به وضوح مشخص کنند که چه کسانی در جلسات و فعالیت‌های گروهی مشارکت دارند.
- مدیران می‌توانند بر اساس نیازها و شرایط مختلف، زمان و ضریب انجام وظایف را تنظیم و تغییر دهند. این امر انعطاف‌پذیری بیشتری در مدیریت فرآیندها ایجاد می‌کند.
- سازمان‌ها می‌توانند گزارش‌های فعالیت‌ها را ثبت کرده و آن‌ها را به سیستم‌های تیکتینگ متصل کنند. این کار به پیگیری بهتر وظایف و تعاملات داخلی کمک می‌کند.
قابلیت های پیشرفته سامانه مدیریت کارکرد و وظایف
- کاربران قادرند وضعیت وظایف را به صورت دقیق مطابق با مراحل مختلفی مانند "شروع نشده"، "در حال پیشرفت"، "تکمیل شده"، یا "در انتظار تایید کارفرما" بررسی کنند. این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد تا پیشرفت کارها را به‌صورت دقیق پیگیری کنند و اقدامات لازم را در زمان مناسب انجام دهند.
- این ابزار به کاربران اجازه می‌دهد تا ساعت‌های گزارش‌شده و واقعی کارکرد را مقایسه کنند. با این مقایسه، کارکنان و مدیران می‌توانند به دقت تعهدات زمانی خود را ارزیابی کنند و در صورت نیاز اصلاحاتی انجام دهند.
- کارفرمایان می‌توانند کسورات زمانی مربوط به پرسنل را مستقیم در سامانه وارد کنند. این کسورات به طور خودکار در بخش مربوط به پروژه ثبت و تجمیع می‌شوند. این قابلیت به حفظ شفافیت و دقت در مدیریت زمان‌بندی پروژه‌ها کمک می‌کند.
- سامانه به گونه‌ای طراحی شده که با آخرین تکنولوژی‌های نرم‌افزاری هماهنگ است و قابلیت ارتقاء و توسعه دارد. این ویژگی تضمین می‌کند که بستر نرم‌افزاری سیستم همواره به روز و منطبق بر نیازهای جدید سازمان باشد.
- کاربران می‌توانند فایل‌ها را با استفاده از این سامانه در سطحی بالاتر و با قابلیت‌های پیشرفته مدیریت و ذخیره‌سازی کنند. این امکان به ذخیره‌سازی حجم‌های بزرگ داده‌ها کمک می‌کند و ضریب اطمینان بالایی را فراهم می‌کند.
- سامانه توانایی اتصال به ابزارهای هوش تجاری مانند PowerBi، QlikSense، و QlikView را دارد. این قابلیت کاربران را قادر می‌سازد تا تحلیل‌های عمیق‌تری انجام دهند و تصمیمات استراتژیک بهتری بگیرند.
- کاربران می‌توانند گردش‌های کاری را طبق نیازهای خاص خود طراحی و تعریف کنند. این ویژگی به بهبود سازمان‌دهی و بهره‌وری تیم‌ها کمک می‌کند.