شیرپوینت (SharePoint) به عنوان یکی از محصولات کلیدی مایکروسافت در حوزه مدیریت محتوا و همکاری سازمانی، در سال‌های اخیر تحولات چشمگیری را تجربه کرده است. این پلتفرم که در سال ۲۰۰۱ معرفی شد، اکنون به بخش مهمی از اکوسیستم Microsoft 365 تبدیل شده و با بیش از ۲۰۰ میلیون کاربر در سرتاسر جهان، نقش مهمی در فرآیندهای سازمانی ایفا می‌کند. در این مقاله، مروری بر مهم‌ترین تحولات شیرپوینت در سال‌های اخیر خواهیم داشت.
پایان پشتیبانی از نسخه‌های قدیمی و تغییر استراتژی
یکی از مهم‌ترین تحولات در اکوسیستم شیرپوینت، پایان پشتیبانی از نسخه‌های قدیمی و تغییر استراتژی مایکروسافت به سمت مدل اشتراکی و خدمات ابری بوده است:
- پایان پشتیبانی از SharePoint 2013: در ۱۱ آوریل ۲۰۲۳، پشتیبانی رسمی از SharePoint 2013 به پایان رسید.
- پایان پشتیبانی از SharePoint 2010: قبل‌تر در ۱۳ آوریل ۲۰۲۱، پشتیبانی از SharePoint 2010 متوقف شده بود.
- تغییر در مدل به‌روزرسانی‌ها: از مارس ۲۰۲۳، مایکروسافت روش بسته‌بندی به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری برای SharePoint Server Subscription Edition را تغییر داده و به جای انتشار به‌روزرسانی‌های جداگانه برای هسته و بسته‌های زبان، هر ماه یک به‌روزرسانی واحد منتشر می‌کند.
- پایان پشتیبانی از SharePoint 2013 Workflow در Microsoft 365: مایکروسافت اعلام کرده که در آوریل ۲۰۲۶ پشتیبانی از SharePoint 2013 Workflow را در Microsoft 365 متوقف خواهد کرد و به کاربران توصیه می‌کند به Power Automate مهاجرت کنند.
تحول به سمت SharePoint Premium و خدمات پیشرفته
در سال‌های اخیر، مایکروسافت با معرفی SharePoint Premium (قبلاً Microsoft Syntex)، سطح جدیدی از قابلیت‌های پیشرفته را برای مدیریت محتوا ارائه کرده است:
- SharePoint Premium: نسل بعدی پلتفرم مدیریت محتوای پیشرفته که در نوامبر ۲۰۲۳ معرفی شد و شامل قابلیت‌های مدیریت پیشرفته و راهکارهای محتوایی است.
- خدمات پردازش محتوا: مجموعه‌ای از قابلیت‌های پردازش محتوا به صورت پرداخت بر اساس مصرف (Pay-as-you-go) شامل:
- پردازش اسناد ساختاریافته و غیرساختاریافته
- برچسب‌گذاری تاکسونومی و تصاویر
- تشخیص نوری کاراکترها (OCR)
- امضای الکترونیکی (eSignature)
- ترجمه
- Microsoft 365 Archive: راهکار جدید ذخیره‌سازی بلندمدت و مقرون به صرفه برای محتوای غیرفعال یا قدیمی که همچنان برای سوابق و انطباق با مقررات ضروری است.
- Microsoft 365 Backup: سیستم پشتیبان‌گیری و بازیابی داده‌های SharePoint، OneDrive و Exchange Online که در نیمه اول سال ۲۰۲۴ به صورت عمومی در دسترس قرار گرفت.
ادغام با هوش مصنوعی و Microsoft Copilot
یکی از مهم‌ترین تحولات شیرپوینت در سال‌های اخیر، ادغام آن با قابلیت‌های هوش مصنوعی و Microsoft Copilot است:
- SharePoint Agents (قبلاً Copilot): این قابلیت جدید به عنوان مهم‌ترین ویژگی جدید شیرپوینت در سال ۲۰۲۴ معرفی شده است.
- Copilot در OneDrive: کاربران دارای مجوز Microsoft 365 Copilot می‌توانند از قابلیت‌های هوش مصنوعی برای خلاصه‌سازی و استخراج اطلاعات از فایل‌های خود در OneDrive یا SharePoint استفاده کنند.
- جستجوی محدود شده SharePoint (RSS): تنظیماتی که به مدیران اجازه می‌دهد جستجوی سازمانی را غیرفعال کرده و مجموعه‌ای از سایت‌های SharePoint را برای جستجو و تجربیات Copilot انتخاب کنند.
نوآوری‌های جدید در طراحی و مدیریت سایت
شیرپوینت در سال‌های اخیر قابلیت‌های طراحی و مدیریت سایت خود را نیز به طور قابل توجهی بهبود بخشیده است:
- مرکز برندینگ شیرپوینت (SharePoint Brand Center): این ابزار جدید مدیریت متمرکز برندینگ را برای اطمینان از یکپارچگی برند در سایت‌ها و صفحات مختلف فراهم می‌کند.
- قابلیت‌های هم‌نگارشی: امکان همکاری همزمان چندین نویسنده روی یک صفحه یا مقاله خبری SharePoint.
- تجربه جدید فرم‌ها در Microsoft Lists: طراحی جدید و کاربرپسند فرم‌ها که می‌تواند به راحتی به اشتراک گذاشته شده و در هر دستگاهی پر شود.
- کیت رابط کاربری وب SharePoint: مجموعه‌ای از وب پارت‌ها، گزینه‌های سبک و قالب‌ها که با استفاده از Figma، طراحی سایت‌ها و صفحات جذاب را تسهیل می‌کند.
- فونت‌های سفارشی: امکان استفاده از فونت‌های سفارشی از طریق مرکز برندینگ SharePoint، که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد برند خود را به شکل خلاقانه‌تری در سایت‌ها و صفحات نمایش دهند.
تحولات در تجربه کاربری و یکپارچگی
شیرپوینت همچنین تجربه کاربری و یکپارچگی با سایر سرویس‌های Microsoft 365 را بهبود بخشیده است:
- تجربه بازخورد: معرفی دکمه بازخورد برای کاربران جهت ارسال تعریف، مشکلات یا پیشنهادات در مورد ویژگی‌های شیرپوینت.
- پشتیبانی از حالت تاریک در Viva Connections: اپلیکیشن Viva Connections اولویت را به تنظیمات حالت تاریک مورد نظر کاربر نسبت به برندینگ شرکت می‌دهد.
- باز کردن فایل‌های غیر-آفیس در برنامه‌های دسکتاپ: کاربران می‌توانند فایل‌های غیر-آفیس را مستقیماً از وب OneDrive و SharePoint در برنامه‌های دسکتاپ باز کنند و تغییرات به صورت یکپارچه همگام‌سازی می‌شود.
- مصرف کمتر فضای ذخیره‌سازی برای ویدیوهای Stream: بهبود در نحوه ذخیره‌سازی ویدیوها در OneDrive و SharePoint برای کاهش مصرف فضای ذخیره‌سازی.
برای آشنایی بیشتر، دمو اختصاصی دریافت کنید.
چالش‌ها و روند آینده
علی‌رغم پیشرفت‌های چشمگیر، شیرپوینت با چالش‌هایی نیز مواجه است:
- افزایش هزینه‌های مجوز: چهار مورد از پنج ویژگی برتر شیرپوینت منتشر شده در سال ۲۰۲۴ شامل هزینه‌های اضافی برای مشتریان هستند، که نشان‌دهنده تغییر استراتژی مایکروسافت به سمت افزایش درآمد از طریق قابلیت‌های پیشرفته است.
- بازنشستگی قابلیت‌های قدیمی: مایکروسافت به تدریج برخی از قابلیت‌های قدیمی را بازنشسته می‌کند، مانند:
- اتصال‌دهنده‌های Office 365 از وب پارت‌های SharePoint Online (از ۱۵ ژوئن ۲۰۲۴)
- اتصال‌دهنده اخبار SharePoint از Microsoft Teams (از ۲۲ ژوئیه تا ۳۱ اوت ۲۰۲۴)
- احراز هویت IDCRL برای SharePoint Designer (از ۱۵ ژوئن ۲۰۲۴)
- اپلیکیشن‌های موبایل Stream (از ۱ ژوئیه ۲۰۲۴)
جمع‌بندی
شیرپوینت در سال‌های اخیر تحول عمیقی را تجربه کرده و از یک پلتفرم مدیریت اسناد ساده به یک اکوسیستم پیشرفته با قابلیت‌های هوش مصنوعی، همکاری پیشرفته و مدیریت محتوا تبدیل شده است. استراتژی مایکروسافت به وضوح به سمت خدمات ابری، مدل اشتراکی و ادغام با سایر سرویس‌های Microsoft 365 متمایل شده است.
با ورود به عصر هوش مصنوعی، می‌توان انتظار داشت که شیرپوینت به توسعه قابلیت‌های مبتنی بر هوش مصنوعی خود ادامه دهد و تجربیات شخصی‌سازی شده و هوشمندتری را برای کاربران فراهم کند. همزمان، سازمان‌ها باید برای مهاجرت از سیستم‌های قدیمی و انطباق با مدل‌های جدید هزینه‌گذاری آماده شوند.
برای سازمان‌هایی که از شیرپوینت استفاده می‌کنند، پیگیری منظم به‌روزرسانی‌ها، برنامه‌ریزی برای مهاجرت از قابلیت‌های منسوخ‌شده و ارزیابی ارزش تجاری قابلیت‌های جدید پولی، بخش مهمی از استراتژی مدیریت محتوای سازمانی خواهد بود.