شاید در راستای اینکه امروزه دیگر هیچ کاری در سازمان ها دستی انجام نمی شود و بستری منعطف برای تبادل اطلاعات داخلی سازمان با بیرون سازمان امری بسیار مهم و ضروری است تا نیازهای سازمان به خوبی مرتفع شوند، پلت فرم شیرپوینت بهترین گزینه باشد. از این سو بستری مناسب برای پورتال های داخلی، مدیریت اسناد، فایل ها، تعاملات و…. است.در نگاهی ساده می توان این پلت فرم را محلی برای ذخیره کردن اطلاعات، همکاری داخل تیمی و اتوماتیک کردن وظایف روزانه دانست. اما  این بستر نرم افزاری چیزی فراتر از این تعاریف است. مجموعه ای از تکنولوژی چند منظوره و بستر نرم افزاری تحت وب است که با قدرت بسیارش توسط مایکروسافت عرضه شد. چیزی که شیرپوینت را بسیار متمایز می کند امکانات متعدد و رفع بسیاری از نیازهای یک سازمان است.  این بستر محلی است برای ایجاد، محتوا گذاری، سازماندهی، اشتراک گذاری و دسترسی به اطلاعات. اما یک نرم افزار مثل office یا outlook نیست، همان طور که گفتیم یک پلت فرم است که وقتی بر روی کامپیوتر خود نصب کنیم می توانیم به کامپیوتر های مختلف توسط مرورگر دسترسی داشته باشیم.
نسخه های شیرپوینت
تا کنون مایکروسافت نسخه های شیرپوینت 2007 ، شیرپوینت 2010 ، شیرپوینت 2013 و شیرپوینت 2016 را در اختیار کاربران و توسعه دهندگان وب قرار داده است.
به طور کلی می توان شیرپوینت را به دو نوع تقسیم کرد: آنلاین و سرور. مورد اول محدود به تعاملات تیمی و مدیریت اسناد و محتواست که سریع تر هم بروز رسانی می شود، و مورد دوم به صورت نرم افزاری است که نصب می شود روی زیرساخت فناوری اطلاعات و به سازمان ها عرضه می شود، این نوع بروزرسانی دیرتری دارد اما قابلیت های آن بسیار زیاد و پر کاربرد است.
امکانات شیرپوینت
اگر بخواهیم راجع به  مزایا و امکانات این پلت فرم صحبت کنیم می توانیم اشاره داشته باشیم به :مدیریت زمان، مدیریت هزینه، مدیریت ریسک و امنیت بالا، کار کردن ساده ی تیمی بروی یک پروژه و به اشتراک گذاری محتوا.
به طور مثال با توضیحی مختصر در مورد سایت های تیمی مزایای آن محسوس تر خواهد بود.
تمام افرادی که در قالب مجموعه سازمانی، چه در داخل و چه در خارج از سازمان با هم کار می­کنند یک تیم هستند. مانند تیم های رسمی که بروی یک پروژه کار می کنند. این افراد برای پیش بردن پروژه خود با هم در تعاملند و برای تبادل داده و اطلاعات خود می توانند از طرق مختلفی مانند mail و outlook استفاده کنند. اما در نگاهی عمیق تر به زمان و هزینه این کار منطقی به نظر نمی رسد. لذا می توان برای این تعامل از سایت های تیمی شیرپوینت استفاده کرد.
سایت های تیمی شیرپوینتی، سایت های خصوصی هستند به طوری که کاملا مشخص است که چه کسانی حق دسترسی به سایت و آن هم چه سطحی از دسترسی را دارند.همه ی اطلاعاتی که توسط تیم تولید شده اند در سایت موجود است و فضای همکاری برای اعضای تیم کاملا فراهم است.
اگر بخواهیم قابلیت های سایت های تیمی را کامل تر توضیح دهیم می­توانیم به موارد زیر اشاره کنیم.
شبکه اجتماعی داخل تیمی
فرم هایی برای جمع آوری اطلاعات
اتوماسیون گردش های کاری تیم
امنیت توسط دسترسی ها
قابل توسعه
تعامل با نرم افزارهایی پرکاربرد چون آفیس
آفیس و شیرپوینت
همان گونه که گفتیم Sharepoint به سادگی آفیس نیست و قابلیت های زیادی دارد. عمده قابلیت این بستر درست کردن سایت هاست که می­توان محتوا را با شکلی مناسب و دسترسی های مناسب در آن قرارداد و افراد در نقش های متفاوت و بنا به حق دسترسی خود به محتوا دسترسی داشته باشند. شاید همین موضوع که هر کسی بنا به نیاز به سطح محدودی از اطلاعات دسترسی دارد از جذابیت های این شاهکار مایکروسافت باشد. ضمن اینکه وقتی محتوایی را که در سایت ایجاد شده توسط Sharepoint قرار می دهیم می­ توانیم آن را حفاظت و کنترل کنیم.
Sharepoint با برنامه های زیادی تعامل دارد که اگر بخواهیم از آنها نام ببریم بدون شک ابتدا به خانواده بزرگ آفیس اشاره خواهیم کرد. اما باید بدانیم که آفیس چیزی فراتر از word   و excel  و کاربرد های رایج است. آفیسی که قراراست با Sharepoint در تعامل باشد مجموعه کامل آن است که علاوه بر این ها outlook, InfoPath و visio  را هم شامل می شود. پیش از این مدیریت محتوا و اسناد اشاره کردیم، شاید گره خوردن این بحث با آفیس کمی ملموس تر باشد.
در این پلت فرم دو دسته مهم از محتوا را داریم. کتابخانه و لیست. کتابخانه ها مجموعه ای از فایل ها هستند. این فایل ها می توانند Wordو ,Excelو … باشند. یعنی فایل هایی با انواع مختلف و جنس مستندات که از ویندوز کامپیوتر ما در کتابخانه آپلود شده است.
طراحی پورتال سازمانی
اگر سازمانی داشته باشید که دچار پراکندگی اطلاعات است و تبادل اطلاعات درون سازمانی و بیرون سازمانی دارد، قطعا پورتال سازمانی بهترین و محبوب ترین زیرساخت برای راهکارهای تحت شبکه و گردآوری و تجمیع اطلاعات، فرآیندها و نرم افزارهای کاربردی سازمان است. پورتال سازمانی به خوبی میتواند در جهت بهبود روال های کاری سازمان گام بردارد.
نتیجه اینکه شیر پوینت یک راهکار تحت وب است که می توانیم  مسائل تجاری خود را با استفاده از آن و تعاملش با برنامه هایی که تا به حال از بسیاری از آنها استفاده کرده ایم حل کنیم.