سامانه مدیریت دانش

مدیریت دانش رویکردی یکپارچه به شناسایی، کسب و استخراج، بازیابی، ارزیابی، تسهیم و خلق کلیه منابع دانش سازمان است به گونه‌ای که سازمان را در جهت دستیابی به اهداف سازمانی کمک نماید. هدف مدیریت دانش برقراری ارتباط بین خبرگان و افراد مجرب سازمان با افرادی است که نیاز به دانش خاصی را دارند. ایجاد چنین ارتباطی به کمک فرایندها و ابزارهای مدیریت دانش تسهیل می‌گردد. موفقیت در زمینه‌ی مدیریت دانش نیازمند ایجاد یک محیط جدید کاری می‌باشد، که دانش و تجربه بتوانند به راحتی تسهیم شوند.

امروزه، دوران دگرگونی و تغیر پرشناب دانش است. هر پنج و نیم سال حجم دانش دو برابر می‌شود، البته عمر میانگین آن که به «دارایی» و «منبع ارزشمند راهبردی» ارتباط دارد، کمتر از چهار سال است. «مدیریت دانش» یکی از گفتمانهایی است که در دوران جدید در زمینه مدیریت مطرح گردیده و به شدت مورد توجه سازمان‌ها و مبحث مدیریت قرار گرفته‌است. از مهم‌ترین ارکان مدیریت دانش، پیاده‌سازی سیستم و اثربخشی آن در سطح سازمان می‌باشد. چرا که دیگر مطالب مرتبط با آن همگی به عنوان مقدمه‌ای جهت بسترسازی و استفاده از آن‌ها برای تحقق عملی مدیریت دانش به شمار می‌روند. سازمان‌های پیشرو زیادی در جهان به اهمیت مدیریت دانش به عنوان رویکردی نوین در مدیریت کسب و کار پی برده و اقدام به پیاده‌سازی آن نموده‌اند.
نقش مديريت دانش در توليد و توسعه دانش، ارائه راهکار برای جستجوهای هوشمند، بهره‌ برداری بهينه از اطلاعات قابل دسترس و منابع موجود و بالابردن سطح اطلاعاتی بنگاه‎ها در راستای پيشرفت و توسعه در مهارت‌ها، از مهمترين اهداف نکات مطرح در راهکارهای استقرار سیستم مدیریت دانش می باشد.

چهار نوع دانش مشخص شده‌است:

دانش نیروی انسانی

دانشی است که توسط اعضای سازمان به وجود می‌آید.

دانش مکانیزه

دانشی که حامل وظایف ویژه یکپارچه در سخت افزارماشین است، در واقع شامل دانش مربوط به تجهیزات سازمان می‌باشد.

دانش مستند

دانشی که به شکل بایگانی، کتاب، سند، دفتر کل، دستورات، نمودارها و… ذخیره می‌شود.

دانش خودکار (اتوماتیک)

دانشی است که به طور الکترونیکی ذخیره شده و به وسیله برنامه‌های رایانه‌ای که وظایف خاص را پشتیبانی می‌کند قابل دسترسی می‌باشد.

از سوی دیگر دانش را به دو نوع نهفته یا ضمنی و آشکار تقسیم‌بندی می‌کنند: دانش نهفته معمولاً در قلمرو دانش شخصی، شناختی وتجربی قرار می‌گیرد. فرآوردهی تجربیات افراد می باشد و از همین رو در جایی ثبت نمی‌گردد بلکه با گفتگو، بحث، مشورت و … به اشتراک گذاشته می‌شود. دانش آشکار بیشتر به دانشی گفته می‌شود که جنبه عینی تر، عقلانی تر و فنی‌تر دارد (داده‌ها، خط مشی‌ها، روش‌ها، نرم‌افزارها، اسناد و …). دانش آشکار به طور معمول قابل ثبت می‌باشد و به صورت نوشته به آسانی در دسترسی افراد قرار می‌گیرد. در استقرار سیستم مديريت دانش، تعبير و سازماندهی اطلاعات از جهات مختلف انجام شده و با بسترسازی‎های مناسب می توان به تدريج الگوی تعامل بين افراد، فناوری ها و فنون را فعال نمود.
دانش، دارايی واقعی سازمان‎هايی است كه برای حضوری موفق در عرصه پر رقابت جهانی و يکپارچگی سيستم‎ها، ارزش‎ها و منابع سازمانی خود تلاش می کنند. مديريت دانش با ابزارهای فنی و ارزش‎های انسانی چندگانه سر و كار دارد، لذا می تواند نشان دهد كه چگونه سازمان‎های هوشمند و يادگيرنده می توانند فرآيندهای خود را با استفاده از يك ره يافت «دانش‌مدار» مجدداً طراحی نمايند.
در استقرار سیستم مديريت دانش، تعبير و سازماندهی اطلاعات از جهات مختلف انجام شده و با بسترسازی‎های مناسب می توان به تدريج الگوی تعامل بين افراد، فناوری ها و فنون را فعال نمود.
دانش، دارايی واقعی سازمان‎هايی است كه برای حضوری موفق در عرصه پر رقابت جهانی و يکپارچگی سيستم‎ها، ارزش‎ها و منابع سازمانی خود تلاش می کنند. مديريت دانش با ابزارهای فنی و ارزش‎های انسانی چندگانه سر و كار دارد، لذا می تواند نشان دهد كه چگونه سازمان‎های هوشمند و يادگيرنده می توانند فرآيندهای خود را با استفاده از يك ره يافت «دانش‌مدار» مجدداً طراحی نمايند.

مراحل پیاده‌سازی نظام مدیریت دانش در سازمان

امکان‌سنجی طرح

در این گام وضعیت‌های موجود در سازمان جهت پیاده‌سازی طرح مورد بررسی قرار می‌گیرد. مطالعات روی جنبه‌های کلیدی مدیریت دانش نظیر انسان (فرهنگ)، سازمان (ساختار) و فن آورای های موجود انجام می‌گیرد. به این ترتیب، کاستی‌ها و محدودیت‌های موجود در هریک از حوزه‌ها در ارتباط با پیاده‌سازی سیستم مشخص می‌شود.

طراحی اولیه نظام

پس از شناسایی محدودیت‌ها، راهکارهایی در قالب طرح اولیه نظام جهت رفع محدودیت‌ها ارائه می‌شود. در این مرحله با بررسی و واکاوی نظرات تصمیم‌گیران، اجرای قطعی سیستم در سازمان تعیین می‌گردد.

طراحی تفصیلی سیستم

پس از پذیرش طرح خام سیستم، طراحی تفصیلی سیستم صورت می‌گیرد. در این مرحله وارد جزئیات شده و متدولوژی قطعی نیز انتخاب می‌گردد. متدولوژی باید متناسب با نیازها و محدودیت‌های سازمان باشد. این نیازها و محدودیت‌ها در مرحله امکان‌سنجی مشخص شده و در مرحله خام مورد بررسی و راهکاردهی قرار گرفته‌است.

پیاده‌سازی

در پیاده‌سازی سیستم مباحثی همچون فناوری، آموزش اولیه پرسنل و مدیران، و ساختار سازمانی مطرح بوده و ایجاد هماهنگی و یکپارچگی بین اجزا و افراد از اهمیت خاصی برخوردار است.

نگهداری

جهت جاگیر شدن، تثبیت و ماندگاری سیستم در سازمان باید به یک سری موارد توجه داشت که عبارت است از مشاوره جهت رفع عیوب و نواقص، قرار دادن یک نمایندگی از طرف گروه طراح سیستم در دستگاه اجرایی، و تلاش برای جلوگیری از بازگشت دستگاه به سیستم قبلی_که معمولاً شش ماه مراقبت را لازم دارد  و ….

ارزشیابی سیستم

در این مرحله یک سیستم بازخورد مناسب برای اصلاح سیستم در نظر گرفته می‌شود. بطور معمول شش ماه پس از پیاده‌سازی سیستم صورت می‌گیرد و طی آن توصیه‌های اصلاحی ارائه می‌گردد.

سیستم مدیریت دانش شرکت رهیافت زمان به عنوان بستری قدرتمند بر پایه نرم افزار Microsoft SharePoint با توجه به قابليت‎های فراوانش می ‎تواند برای نگهداری گنجينه اطلاعات و دانش‎های موجود در سازمان ها و مؤسسات دانش محور و پیشرو، بسيار سودمند باشد. البته نبايد فراموش کرد که نقش آموزش و اجرای بسترسازی‎های اوليه کمتر از ارزش خود سيستم نيست و بايد در قالب برنامه تدوين شده هر دو راهکار در کنار هم به اجرا در بيايند.مهمترين هدف در اجرای چنين سيستمی گردآوری و بازيابی دانش و اطلاعات به‎دست آمده قبلی می‎باشد. در نتيجه کاربران چنين سيستمی برای دستيابی به اطلاعات مورد نظر خود می‎توانند با جستجوی ابتدايی در اين سيستم، بخشی از نياز خود را مرتفع ساخته و از نظرات ديگر کاربران درباره هر دانش آگاهی کسب نمايند. علاوه بر اين می‎توانند از مراحل مختلف و پيشرفت‎های صورت گرفته درباره يک موضوع مطلع شوند. سيستم مديريت دانش می‎تواند شامل امکانات زير باشد:

  • درخت دانش (Knowledge Tree) داینامیک با قابلیت های نمایشی مختلف
  • شناسايی دانش های سازمانی و دسته‎بندی آنها
  • شناسايی و دسته‎بندی کاربران در گروه‎های مختلف (خبره دانش و راهبر مدیریت دانش)
  • تعيين مدير و خبره دانشی در هر گروه برای انجام وظایف مربوطه
  • تعيين حقوق دسترسی نسبت به دانش ها برای کاربران و یا گروه های کاربری
  • قابلیت ثبت تجربه، مهارت، دانش تطبیقی، درس آموخته و نوآوری/ اختراع و ...
  • قابلیت ثبت منابع دانشی و موضوعات دانشی
  • اطلاع رسانی های گسترده به کاربران از طریق پست الکترونیکی
  • بررسی و ارزيابی دانش ها به صورت درون گروهی و يا ارزيابی کلی
  • جستجوهای هوشمند در دانش های سازمان
  • ارزشيابی کاربران و گروه‎ها بر اساس فعاليت‎های انجام شده و نتايج آنها
  • قابلیت تعریف و نمایش انواع گزارشات کارکردی، مدیریتی، آماری، مالی و سرانه دانشی سازمان