دبيرخانه رهیافت به گونه اي طراحي شده است كه به راحتي بتواند سامانه هاي دبيرخانه اي از جمله، دبيرخانه‌هاي متمركز و غير متمركز و همچنين انواع سامانه‌هاي بايگاني را پوشش دهد.
بدين منظور، مي‌توان تعداد نامحدودي دبيرخانه را تعريف كرد كه، در هر دبيرخانه تعدادي دفاتر ثبت وجود دارد. يكي از مهمترين خصيصه‌هاي يك سامانه دبيرخانه، جستجوي سريع و آسان نامه ها، با حداقل اطلاعات نامه ميباشد، كه بر اساس شماره سند (نامه)، شماره ثبت دبيرخانه و محتواي سند صورت مي‌گيرد.
در اين سامانه امكان استفاده از اسناد ذخيره شده در بانك اطلاعاتي و مابين نامه‌ها، از جمله عطف، پيوست، پيرو، در ارتباط، وابسته و .....، و تعداد نامحدودي از نامه ها به راحتي وجود دارد.
اين امر باعث تعجيل در ارسال جوابيه و نتيجه يك نامه ثبتي و نامه هاي مربوط با هم، در دبيرخانه مي شود.
پس از ثبت نامه در دفاتر (دفتر وارده) و ايجاد ارتباط هاي لازم، نامه و اصل آن كه از طريق اسكن نامه هاي وارده، تهيه مي شود، در جريان گردش اطلاعات سامانه وارد مي شود و به راحتي در داخل سازمان، بين كارتابل كليه افراد سازمان گردش مي كند.