مدیریت پروژه و راهکارهای آن

مقدمه

با یک بررسی ساده بر روی مفهوم پروژه و چالش های پیش روی انجام پروژه ها، می‌توان دریافت که مدیریت در عصر جدید علاوه بر توانمندی‌های فردی نیازمند بکارگیری دانش، تکنیک‌ها و ابزارهای مناسب است. این موضوع در دنیا به صورت یک امر ضروری پذیرفته شده است تا بدانجا که چندین موسسه معتبر در دنیا وظیفه جمع آوری تجارب، مطالعه، تحقیق، تدوین استاندارد و به‌روزرسانی دانش مدیریت پروژه را عهده دار شده‌اند. بدون بازگویی مجدد مطالب مندرج در استانداردهای مدیریت پروژه عزم آن داریم تا راهکارهای عملی پیاده‌سازی استاندارد در سازمان اجرایی پروژه را بررسی نماییم. همواره چندین سوال کلیدی ذهن مدیران پروژه را به خود مشغول کرده است. آیا پروژه طبق برنامه‌های از پیش تعیین شده پیش می رود؟ آیا افراد وظایف خود را به درستی انجام می دهند؟ آیا فعالیت‌هایی که توسط افراد مختلف انجام می‌شود بایکدیگر هماهنگ است؟ آیا تمامی اجزای کار انجام شده و یا در حال انجام است؟ آیا علاوه بر کارهای از پیش تعریف شده کار اضافی انجام شده است؟

رسیدن به پاسخ این‌گونه سوالات در صورتی‌که در زمان مناسب نباشد انجام اقدامات اصلاحی را غیرممکن یا با هزینه‌های گزاف همراه خواهد کرد. شاید در پروژه‌های کوچک و محدود دستیابی به پاسخ اینگونه سوالات در زمان مناسب پیچیده نباشد ولی با بزرگتر‌شدن پروژه‌ها انجام امر نظارت به‌صورت عادی امکان‌پذیر نیست.  از سوی دیگر نظارت به تنهایی پاسخگوی نیاز مدیران نخواهد بود.

برای سنجش روند انجام کار و نیز عملکردهای عوامل اجرای کار باید مبناهای مقایسه‌ای وجود داشته باشد. استانداردهای کاری و اجرایی نظیر استانداردهای مدیریت پروژه می‌توانند شاخص‌های مورد نیاز را در اختیار مدیران قراردهند. همچنین تعریف فرآیندهای کاری بر اساس استانداردهای مدیریتی امر نظارت و سنجش کار را بسیار تسهیل خواهد کرد. در یک دید کلی موفقیت مدیران پروژه‌ها در گرو پایش صحیح و مستمر است که این امر مستلزم در دسترس بودن اطلاعات درست و قابل اعتماد از فرآیندهای اجرای پروژه است. علاوه بر آن مسیرهای صحیح انجام کارها باید به شکلی کاملا روشن وشفاف مشخص شده باشند تا انحراف از آنها قابل تشخیص و درمان باشد.

پیاده سازی فرآیندها و دستور العمل‌های مورد لزوم هر سازمان بر اساس استانداردهای معتبر جهانی و بومی‌سازی آنها در کنار یک نرم افزار جامع مدیریتی امکان دستیابی به این هدف را به مدیران پروژه خواهد داد. موضوع بسیار مهم و کلیدی در رابطه با نظارت و راهبری یک پروژه توجه ویژه به یکپارچگی و هماهنگی بین اجزای مختلف است. در صورت کم توجهی به این نکته، تمرکز مدیریت پروژه‌ روی چند موضوع از پروژه قرارگرفته و موضوعات دیگر یا فراموش خواهند شد یا بدون نظارت کافی پیش خواهند رفت. این امر باعث بروز ناهماهنگی در پروژه و بروز مشکلات جدی خواهد شد.

در یک جمع بندی کلی می‌توان گفت که باید شرایطی برای مدیران پروژه فراهم شود که بتوانند بدون اینکه درگیر کارهای اجرایی شوند یا وارد جزئیات غیر‌ضروری شده از وظیفه اصلی خود که راهبری پروژه است، دور بمانند، یک نظارت کلی به صورت یکپارچه و فراگیر بر پروژه داشته باشند و انجام امور پروژه را در مسیر صحیح خود نگاه دارند. بدین ترتیب می‌توان در انجام پروژه از اعمال سلیقه‌ها‌، توسل به راه حل‌های تجربه نشده و حرکت در یک مسیر سعی و خطا جلوگیری کرده و در حالی‌که از صرف زمان و هزینه‌های اضافی خودداری خواهد شد، نتایج به دست آمده نیز رضایت بخش تر و منطبق تر بر اهداف پروژه خواهد بود.

البته باید توجه کرد که پیاده‌سازی موارد مذکور نیاز به تهیه روش کار یا متدولوژی با استفاده از اصول مشخص شده در استاندارد دارد. زیرا استاندارد فقط یک راهنماست و نه یک روش اجرایی. بنابراین تهیه یک روش اجرایی لازم و غیرقابل انکار است. بدیهی است هر سازمان یا پروژه نیاز به روش اجرایی یا متدولوژی خاص خود دارد. کپی‌برداری از روش‌های یک سازمان موفق هرچقدر هم که معروف باشد بدون توجه به فرهنگ محیط و داشته‌ها و سرمایه‌های انسانی و دانش سازمان استفاده کننده، کاملا غیرقابل استفاده و گمراه کننده است.

تجربه و عملکرد سازمان‌های موفق نشان می‌دهد که این‌گونه متدولوژی‌ها باید توسط افراد خبره برای یک سازمان خاص به‌صورت بومی‌شده یا Customized تهیه و پیش فرض‌های آن بر اساس فرهنگ سازمان‌، واحد تولیدی، واحد تحقیقاتی‌، پروژه و امثال آن لحاظ شده و سپس در یک نرم افزار مدیریت پروژه پیاده‌سازی شود. امروزه اکثر مدیران پروژه‌ها با مفاهیم استانداردهای مدیریت پروژه آشنایی کافی داشته و در بسیاری از موارد دارای گواهینامه‌های معتبر بین‌المللی در این زمینه هستند. با این وجود در برخی از پروژه‌ها مشاهده می‌گردد که باوجود بهره گیری از اینگونه مدیران آگاه و نیز با وجود تیم اجرایی مجرب، انجام پروژه با موفقیت مورد انتظار همراه نمی‌باشد.یکی از مهم‌ترین دلایل این امر عدم استفاده از ابزار مناسب برای پیاده سازی راه حل‌های ذکر شده است.

باید توجه داشت مدیریت، گذشته از توان فردی نیازمند ابزارهای مورد نیاز عصر جدید برای پیشبرد امور است. ابزارهایی که بتوانند شرایط را برای مدیریت مناسب و بهینه تسهیل کنند‌ که این امر در کشورهای توسعه‌یافته کاملا درک شده و سرمایه‌گذاری‌های فراوانی برای طراحی و پیشبرد مداوم نرم‌افزارهای مدیریت پروژه صورت می‌گیرد که در این مقالع سعی بر تشریح و توضیح آنها شده است.

پروژه چیست ؟

پروژه مجموعه ای از فعالیت هاست که برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی انجام می گیرد. پروژه ها شامل فعالیت هایی هستند که باید در تاریخ های معین، با هزینه های معین و کیفیت تعیین شده ای به انجام رسند. لازمه ی موفقیت هر پروژه، دستیابی توأم به هر سه عامل زمان، هزینه و کیفیت معین است و خارج شدن هر یک از سه عامل مذکور از حدود تعیین شده، می تواند به انجام پروژه ای ناموفق و غیر اقتصادی منجر شود.

مشخصه های اساسی پروژه ها

  1. موقتی بودن : هر پروژه در زمان مشخصی آغاز و خاتمه می یابد. پروژه زمانی خاتمه می یابد که به اهداف از پیش تعیین شده نائل شده باشد و یا هنگامی که مشخص شود اهداف پروژه قابل حصول نبوده و می بایستی پروژه خاتمه یابد. اجرای موقتی پروژه ها، نه تنها لزومـا به معنی دوره کوتاه انجام آنها نیست بلکه بسیاری از پروژه ها در طی سالیان طولانی به نتیجه می رسند؛ اما به هر حال زمان اجرای هیچ پروژه ای نامحدود نبوده و اجمالا پروژه یک تلاش مداوم نیست.
  2. یکتا بودن : اجرای پروژه ها، انجام آن مجموعه فعالیت های منحصر به فردیست که پیش از این انجام نشده اند و این نشانه ی یکتایی آنها است. پروژه تهیه و تولید یک محصول یا ارائه خدمات، اگر چه ممکن است در یک گروه مشخص قرار گیرد، اما یکتا و منحصر به فرد است.
  3. تفضیل فزاینده : محصول یا نتایج پروژه ها یکتا و منحصر به هر یک از آنها بوده و مشخصه های این نتایج منحصر به فرد، می بایستی از ابتدا تا انتها بطور فزاینده بسط داده شود. (تفضیل به مفهوم بسط توسعه یافته برای تکمیل تبیین و فزاینده به مفهوم روند سعودی مستمر و بدون بازگشت می باشد)

ویژگی های اهداف پروژه

هدف گزاران پروژه، در تعیین اهداف لازم است شش اصل مهم را در نظر بگیرند:

  • ملاک اول : هدف باید مشخص و روشن (Specific) باشد. اهداف باید به روشنی، مشخصات خروجی های پروژه را بازگو کنند، به گونه ای که اگر مدیر لایق دیگری جای مدیر فعلی را پر کرد، بتواند به راحتی منظور از کار را درک کرده و آن را ادامه دهد.
  • ملاک دوم : هدف باید واقعی (Realistic) و دست یافتنی باشد. به این معنا که اهداف باید شدنی و در حوزه واقعیت تعریف شوند. تعیین دست یافتنی بودن یا نبودن اهداف بستگی به شرایط انجام دهندگان پروژه و محیط اجرای پروژه دارد. ممکن است پروژه ای در یک سازمان دست یافتنی و در سازمانی دیگر دست نیافتنی باشد.
  • ملاک سوم : هدف باید دارای بعد زمانی (Time Component) مشخص باشد. در هدف باید به روشنی مشخص شود که تا چه زمانی باید به نقطه ی مورد نظر رسید. نداشتن زمان تحویل مشخص برای اهداف، یعنی مشخص نبودن آن.
  • ملاک چهارم : هدف باید کمی و قابل اندازه گیری باشد. به گونه ای که اهداف باید دارای اجزای قابل اندازه گیری باشند و استاندارد ها یا همان خط کش اندازه گیری برای بررسی آنها پس از دستیابی نیز مشخص شوند.
  • ملاک پنجم : هدف باید مورد توافق جمعی (Upon Agreed) باشد. پیش از آغاز پروژه، کلیه ی افراد کلیدی باید به اجماعی روی نتایج درخواستی یا همان اهداف پروژه برسند. اگر این توافق صورت نگیرد، پروژه پیش از آغاز محکوم به شکست خواهد بود.
  • ملاک ششم : مسئولیت ها در دستیابی به هدف باید مشخص (Clear Responsibility) باشند. هنگامیکه مدیر مسئولیت سنگین تحویل پروژه را بر عهده می گیرد، باید مسئولیت سایر افراد در انجام هر یک از قدم ها تا رسیدن به هدف را مشخص کند.

محدودیت های پروژه

برنامه ریزی در محیطی معنا می یابد که در آن قیود و محدودیت هایی مطرح باشد. اگر هیچ محدودیتی وجود نداشته باشد، برنامه ریزی بی معناست. تصور نمایید در محیطی، منابع بی پایان در دست باشند، زمان مشخصی برای تحویل تعیین نشده باشد و کار را بتوان با هر کیفیتی تحویل داد؛ در این محیط برنامه ای نیاز نیست و هر کس می تواند به هر شکلی رفتار کند. بنابراین همواره در انجام پروژه هایمان با محدودیت هایی به شرح زیر مواجه هستیم :

  1. بودجه
  2. زمان
  3. افراد
  4. محیط
  5. ابزار و تجهیزات
  6. اتفاقات غیر منتظره (Force Major)

چالش های پیش روی پروژه ها

به ظاهر انجام یک پروژه کاری آسان است، اما مشکل، زمانی آشکار می شود که در اجرای آن با مشکلات و چالش هایی مواجه می شویم از جمله:

  • عدم وجود قابلیت تبادل الکترونیکی یکپارچه ی اطلاعات
  • عدم تجمیع اطلاعات
  • عدم وجود تضمین سلامت اطلاعات
  • عدم وجود گزارشات مدیریتی
  • عدم دسترسی به اطاعات شفاف

صرف زمان و هزینه ی زیاد

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه برنامه ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به سوی ایجاد نتایج مشخص آن است. مدیریت پروژه فعالیت های برنامه ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می گیرد و سعی دارد تا با استفاده ی درست از منابع، نتایج مشخص و مورد انتظار را با هزینه ی توافق شده قبلی در موعد مقرر خود تحویل دهد.

به بیانی دیگر مدیریت پروژه را میتوان بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک های لازم در اداره جریان اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه دانست.

در نگاه اول ممکن است ابزارها و روش های مورد استفاده در مدیریت پروژه زائد، زمان بر و هزینه زا باشند؛ اما باید توجه داشت که مدیریت پروژه تنها راهی است که می تواند شما را از انجام به موقع پروژه مطمئن سازد. میتوان به بیانی مدیریت پروژه را راهی برای استفاده مناسب از انسان، ماشین و پول در راستای اجرای درست و به هنگام یک کار نو، کاری که باید در همان اولین اجرا درست انجام شود دانست.

تاریخچه مدیریت پروژه

تاریخچه مدیریت پروزه در جهان را معمولا به مدیریت پروژه های عظیمی همچون ساخت اهرام مصر، دیوار چین و ساخت تخت جمشید مربوط می دانند. هر یک از این پروژه ها از جمله پروژه های بزرگ و پیچیده تاریخ بشریت هستند که با کیفیت استاندارد بالا و بکارگیری نیروی عظیم انسانی ساخته شده اند. یک مدیر پروژه وقتی از شهر اسرارآمیز هخامنشیان بازدید می کند و در هر گوشه ای از آن به نقوش هنرمندانه برجسته باستانی برخورد می کند بدون شک دچار حیرت می گردد که چگونه چنین پروژه ی عظیمی قریب دو هزار و پانصد سال پیش با چنین کیفیت منحصر به فردی ساخته شده که علی رغم ویرانی و به آتش کشیده شدن پیاپی توسط اسکندر و تسخیر کنندگان پس از او همچنان به عنوان نماد حیرت انگیز پروژه ایرانی از آن یاد می شود. هر چند به دستور کوروش، مهندسان و سازندگان پاسارگاد موظف بودند شرح کار خود و همچنین برنامه ی کاری روز بعد خود را در لوحه هایی که به نام کارنامک مشهور بود بنگارند. اما امروزه جز با تکیه بر حدسیات نمی توان اظهار نظر قاطعی پیرامون نحوه دقیق مدیریت پروژه های عظیم عهد باستان ابزار داشت، چرا که متاسفانه تاکنون هیچ مدرک و نشانه ای دال بر چگونگی بکار بستن روشها و تکنیک های مدیریت پروژه در این طرح ها یافت نشده است.

اما تاریخچه ی مدیریت پروژه در دنیای جدید به سال های ابتدایی دهه 1900 میلادی باز میگردد؛ جایی که هنری گانت با توسعه نمودار میلهای ابداعی خود آغازگر حرکت پرشتاب بعدی طی سال های دهه 1950 و 1960 میلادی در پروژه های نظامی و هوافضای آمریکا و سپس انگلستان گردید. هرچند نام پر آوازه هنری گانت به عنوان پدر تکنیک های برنامه ریزی و کنترل پروژه در تاریخ ثبت گردیده است لیکن سال های دهه 1950 و 1960 به عنوان سالهای آغازین رشد و توسعه ی مدیریت پروژه در دنیای معاصر شناخته می شود. این سالها سر آغاز تکوین و توسعه بسیاری از روش ها و دانش های مربوط با مدیریت های نه گانه پروژه است که سالها بعد توسط نرم افزارهای مختلف عملیاتی و در پروژه ها به کار گرفته شدند. تغییرات سریع تکنولوژی، بازارهای شدید رقابتی و ... همه و همه سازمان ها و بنگاه های متولی پروژه را تشویق به تغییر سیستم مدیریتی خود نمود.

استاندارد

با گسترش حوزه تجاری شرکت ها و جهانی شدن پروژه ها، امروزه استفاده از استاندارد ها برای همزبانی افراد درگیر در پروژه و اطمینان از اجرای درست کار ضروری است. استاندارد مدرکی است که با اجماع عمومی تهیه و توسط مراجع دارای صلاحیت تایید شده و جهت استفاده های تکراری و عمومی ارائه می شود. یک استاندارد براساس تجربه هایی از سراسر جهان ایجاد شده است و اگر در شرایط ما ایجاد شود نتایج دلخواه به بار خواهند آمد، اما این بدان معنا نیست که بوجود آمدن نتایج مورد نظر صد در صد گارانتی شود. استاندارد ها علاوه بر تعیین چگونگی اجرای صحیح عملیات، به عنوان مرجعی برای افراد گروه پروژه در اختلافات مطرح است. قوت استاندارد ها در جامع بودن آنها، سادگی، مقبولیت عام استفاده کنندگان و تضمینش برای اجرای درست کار است. بهره گیری از استانداردهای مدیریت پروژه، میتواند مدیران پروژه را در جهت اجرای برنامه های پروژه یاری نماید.

استاندارد های مدیریت پروژه

موسسات و کشورهای گوناگونی اقدام به تدوین استاندارد های مخصوص خود در زمینه مدیریت پروژه کرده اند؛ اما در این میان چهار استاندارد دارای اهمیت و مقبولیت بیشتری هستند:

1. PMBOK (Project Management Body Of Knowledge)

این همان نام آشنا و معروف است که در انجمن مدیریت پروژه آمریکا (PMI) تدویین شده و استفاده از آن بسیار متداول است. پس از تدوین PMBOK، موسسه ملی استاندارد آمریکا نیز آن را تائید و به عنوان استاندراد ملی آمریکا در زمینه مدیریت پروژه ثبت کرده است. در این استاندارد دانش مدیریت پروژه در 9 بخش بیان شده است. در این میان تفاوتهای اندکی بین دو نسخه ی موسسه ی PMI و موسسه ی استاندارد وجود دارد. PMBOK نگاهی نظری ولی ANSI 99-001-2000 نگاهی اجرایی تر دارد. PMBOK همانند سایر استاندارد ها، هر ساله توسط هیأت منتخبی از PMI بازبینی می شود و در صورت نیاز به تغییر، ویرایش جدیدی از آن به اطلاع اعضای PMI می رسد.

2. APM (Association For Project Management)

این استاندارد توسط مرکز مطالعات مدیریت پروژه انگلستان (UMIST) و زیر نظر پروفسور موریس تهیه و تدوین شده است. این استاندارد شامل 7 قسمت است که در این هفت قسمت چهل مفهوم کلیدی در زمینه مدیریت پروژه تشریح شده اند.

3. BS6079 (British Standard)

این استاندارد توسط شرکت British Standard تهیه و تدوین شده است. این استاندارد مورد قبول دولت و صنعت انگلستان می باشد. در این استاندارد مدیریت پروژه به 4 قسمت تقسیم شده است.

4. JPMF (Japanese Project Management Forum)

این استاندارد توسط انجمن پیشرفت مهندسی ژاپن (ENAA) تهیه شده است. دیدگاه این استاندارد برخلاف استانداردهای فوق، بر آن است که چگونه مدیریت پروژه می تواند محرک خلاقیت و ایجاد ارزش تجاری گردد. این استاندارد نیز مدیریت پروژه را به 4 قسمت تقسیم کرده است.

استانداردهای دیگری چون استاندارد ISO 1006 تدوین شده اند که نه عمومیت استانداردهای گفته شده را دارند و نه مقبولیت عام آنها را. در انتخاب استاندارد مورد نظر لازم است نوع پروژه، محیط اجرا، نظر مشتریان و حامیان پروژه را در نظر گرفت و با مدیرانی که پیش از این پروژه ای مشابه را مدیریت کرده اند، مشورت نمود.

حوزه های دانش مدیریت پروژه

براساس استاندارد PMBOK، مدیریت 9 گانه حاکم بر پروژه ها عبارتند از:

  1. مدیریت یکپارچگی پروژه : توصیف کننده فرآیندهای مورد نیاز جهت حصول اطمینان از هماهنگی مناسب عناصر مختلف پروژه که شامل آغاز پروژه، اجرای برنامه و اختتام پروژه می باشد.
  2. مدیریت محدوده پروژه : توصیف گر فرآیندهای لازم برای حصول اطمینان از این امر که پروژه در بر گیرنده تمامی فعالیت های مورد نیاز بوده و کار اضافی در آن انجام نمی شود.
  3. مدیریت زمان پروژه : توصیف گر فرآیندهای لازم برای حصول اطمینان از خاتمه به موقع پروژه می باشد و شامل تعریف ارتباط فعالیت ها، برآورد مدت زمان فعالیت ها، تهیه برنامه ی زمانی و کنترل زمان بندی آن ها است.
  4. مدیریت هزینه پروژه : توصیف گر فرآیندهای لازم برای حصول اطمینان از اینکه پروژه در چهارچوب بودجه مصوب به اتمام خواهد رسید، می باشد و شامل برآورد هزینه، بودجه بندی و کنترل هزینه می گردد.
  5. مدیریت کیفیت پروژه : توصیف گر فرآیندهای لازم برای حصول اطمینان از تامین ضرورت های موثر در اجرای پروژه بوده و شامل برنامه ریزی، تضمین و کنترل کیفیت می باشد.
  6. مدیریت تدارکات پروژه : توصیف گر فرآیندهای مورد نیاز برای فراهم کردن کالا و خدمات لازم الوجود در پروژه می باشد و شامل برنامه ریزی و کنترل تدارکات، مدیریت مدارک تجهیزات، برنامه ریزی تقاضا و درخواست، انتخاب منبع، مدیریت و ارزیابی طرف های قرارداد دست دوم (Subcontractors) آنها می باشد.
  7. مدیریت منابع انسانی پروژه : توصیف گر فرآیندی است که بهترین شکل بکارگیری افراد در پروژه را تضمین می نماید و شامل تعریف ساختار سازمانی نیروی انسانی پروژه، شیوه های جذب نیرو، روش تخصیص نیروها (در ساختار ماتریسی)، تشکیل، سازماندهی و توسعه تیم پروژه می باشد.
  8. مدیریت ارتباطات پروژه : توصیف گر فرآیندهای لازم برای حصول اطمینان از تولید، جمع آوری، انتشار و توزیع مناسب و به موقع اطلاعات پروژه بوده و شامل برنامه ریزی ارتباطات، مدیریت اطلاعات، کنترل اطلاعات، گزارش کارایی و اختتام رسمی پروژه می باشد.
  9. مدیریت ریسک پروژه : توصیف گر فرآیندی است که با تعیین و تجزیه و تحلیل واکنش مناسب در مقابل درجه ریسک پروژه سر و کار دارد.

قوانین طلایی مدیریت پروژه

اساس دانش مدیریت پروژه بر مبنای دوازده قانون طلایی پی ریزی شده است. این قوانین طلایی بر مبنا تجربه سالیان مدیران مختلف پروژه های بزرگ و کوچک، تهیه شده و صیقل خورده است. توجه به این قوانین، از مرحله ی آغازین پروژه تا انتهای آن نتایج بهتری را به بار خواهد نشاند. در نگاه اول، عمل به این قوانین مشکل به نظر می رسد، اما موفقیت یا شکست پروژه در عمل به این موارد نهفته است.

  • قانون اول : باید به اجماعی بر روی اهداف و نتایج پروژه رسید. اینکه ندانیم قرار است چه چیز را به اتمام برسانیم و یا ندانیم چی چیزی باید تحویل داده شود، بعید است که بتوانیم خروجی ارزشمندی ارائه دهیم.
  • قانون دوم : باید بهترین تیم پروژه ای که می توان را تشکیل داد. گروهی از افراد ماهر، شایسته و خوب سازماندهی شده، لازمه ی موفقیت پروژه است.
  • قانون سوم : باید برنامه ای فراگیر و مناسب رشد و ترقی تهیه و آن را به روز نگه داشت. بدون برنامه نمی توان یک تیم را برای دستیابی به اهداف راهبری کرد.
  • قانون چهارم : باید میزان منابع مورد نیاز، انسان و تجهیزات را محاسبه کرد. بدون نفرات، تجهیزات، ابزار و سرمایه ی کافی، هیچ راهی برای انجام تعهدات در موعد مقرر وجود ندارد.
  • قانون پنجم: باید زمان بندی واقع بینانه ای تهیه گردد. می توان با صرف هزینه بیشتر، منابع، انسان و ابزار بیشتری تامین کرد؛ اما زمان را نمی توان به هیچ وجه تهیه کرد. اغلب مدیران ناموفق پروژه، اعتبار خود را به دلیل رعایت نکردن زمان و تحویل ندادن به موقع نتایج از دست داده اند.
  • قانون ششم : نباید سعی کرد بیشتر از آنچه که مقرر به انجام آن هستیم، انجام دهیم. این بدان معنا نیست که مدیر کمتر از آنچه انتظار می رود، تحویل دهد. بلکه باید دقیقا چهارچوب های محدوده پروژه را در زمان، کیفیت و هزینه رعایت کرد.
  • قانون هفتم : باید نقش افراد را به خاطر سپرد. برخی مدیران پروژه در طول اجرای پروژه فراموش می کنند که اساس پروژه برای مردم انجام می شود و نتایج آن قرار است در خدمت مردم باشد. موفقیت پروژه بستگی به نظر مردم دارد پس باید خود را با نظر و اولویت های آن ها هماهنگ سازید.
  • قانون هشتم : باید حمایت مداوم مدیریت سازمان و افراد کلیدی را بدست آورد. این قانون مشابه قانون اول، اما فراتر از آن است. لازم است مدیر پیش از آغاز کار حمایت افراد مهم درگیر پروژه را بدست آورد که این امر با مهارت کلامی بالا میسر می شود.
  • قانون نهم : باید منتظر و مترصد تغییرات بود. این قانون در کنار قانون سوم معنا پیدا می کند. تغییر یک اصل انکارناپذیر در دنیای پر شتاب امروز است. پروژه همواره در معرض تغییرات گوناگون است که مقابله و اقدامات مناسب در قبال آنان هنر مدیر و برنامه ریزان پروژه می باشد.
  • قانون دهم : دیگران را در جریان آنچه که تاکنون انجام داده ایم قرار دهیم. مدیر باید کلیه افراد مهم درگیر در پروژه را از پیشرفت، مشکلات و تغییرات پروژه آگاه سازد. زیرا مهمترین قانون در دنیای کار، راستگویی و صداقت است.
  • قانون یازدهم : باید مبدأ کارهای نو و روش های نو بود. از آنجا که تقریبا تمام پروژه ها در نتایج، تیم پروژه، اهداف، انتظارات و زمان متفاوت هستند، باید در صدد استفاده از روش های نو، ابزار های نو، نرم افزار های جدید، افراد و متخصصان جدید بود.
  • قانون دوازدهم : باید رهبر پروژه بود. مدیر باید بتواند افراد مختلف با سلیقه و افکار مختلف را برای دستیابی به یک هدف واحد گرد هم آورد و تا پایان پروژه در کنار یکدیگر نگاه دارد که این امر ناشی از هنر ذاتی فرد در رهبری پروژه خواهد بود.

فازهای انجام پروژه

  • فاز اول : آغاز پروژه
  • فاز دوم : برنامه ریزی
  • فاز سوم : اجرا
  • فاز چهارم : هدایت و کنترل
  • فاز پنجم : بستن پروژه

ساختار شکست کار (WBS) چیست ؟

آیا تاکنون برای انجام کارهای شخصی روز آینده ی خود آنها را دسته بندی کرده اید ؟ اگر اینگونه بوده در حقیقت شما نیز برای مدیریت پروژه ی کارهای انجام نشده ی فردا از WBS کمک گرفته اید. دو نوع ساختار شکست کار برای هر پروژه تعریف می شود.

انواع ساختار شکست کار

  1. ساختار فیزیکی اقلام قابل تحویل (PCWBS)
  2. ساختار عملیاتی تقسیم کار پروژه (FWBS or Functional WBS)
ساختار فیزیکی اقلام قابل تحویل (PCWBS) چیست ؟

ساختار فیزیکی تقسیم کار پروژه، تجزیه ی سلسله مراتبی و سطح به سطحی یک پروژه به اقلام قابل تحویل (Deliverables) است و اقلام قابل تحویل، خروجی هایی هستند که در انتهای پروژه تحویل داده می شوند که میتوانند محصولات، تجهیزات، ماشین آلات، تسهیلات، سخت افزار، نرم افزار، دستورالعمل ها و مدارک یا مجموعه ای از آنها باشند.

هدف از تهیه این ساختار عبارت است از :
  1. شکستن محدوده کار به اجزا کوچکتر و قابل مدیریت که این اجزا قابل پیش بینی، برنامه ریزی، قابل تخصیص به فرد یا افراد مسئول و یا دپارتمان، جهت تشکیل می باشند.
  2. ایجاد همزبانی بین صاحبان، پیمانکاران، مشاورین و دست اندرکاران پروژه
  3. به حداقل رساندن احتمال نادیده گرفته شدن بخشی از پروژه
  4. ایجاد اطمینان از بررسی تمامی اقلامی که بدون تکرار شدن در انتهای پروژه می بایست تحویل گردند.
مهمترین روش های تقسیم و تفکیک اقلام پروژه عبارتند از :
  1. مبتنی بر واحدهای فیزیکی : بدان معنا که اقلام هر سطح بر اساس مشخصات فیزیکی آن تقسیم بندی می شوند.
  2. مبتنی بر تقسیمات جغرافیایی : در صورتی که پروژه به مکان هایی که در آنها انجام می شود بستگی داشته باشد، تقسیم اقلام پروژه براساس مکان های جغرافیایی انجام خواهد شد.
  3. مبتنی بر سلسه مراتب زمانی : در این روش، توالی انجام هر فاز پس از دیگری مد نظر قرار می گیرد و اقلام قابل تحویل هر فاز پیش نیاز انجام فازهای بعدی می باشند.
  4. مبتنی بر ساختار سازمانی : در این روش ساختار پروژه و ساختار سازمانی بر یکدیگر منطبق می شوند. به عبارتی اقلام پروژه، به واحدهای سازمانی مسئول هر یک شکسته می شود.
ساختار عملیاتی تقسیم کار پروژه (FWBS or Functional WBS) چیست ؟

ساختار عملیاتی شکست کار، تجزیه سلسله مراتبی و سطح به سطحی عملیات یک پروژه است. منظور از عملیات، تلاش و انرژی ای است که جهت بدست آوردن اقلام قابل تحویل پروژه مورد نیاز خواهد بود. این تلاش و انرژی در قالب تخصصها و رده های تخصصی مختلف نمایان و مستند می شود. پروژه بایستی به چند مرحله ی کاملا متمایز دسته بندی گردد و چون کلیه ی فعالیت های خروجی در هر مرحله، ورودی برای مرحله ی بعدی می باشد بایستی کلیه تغییرات در هر مرحله تحت کنترل در آیند.

معیارهای تقسیم FWBS :
  1. ساختار سازمانی : در صورتی که براساس Function سازماندهی شده باشد.
  2. ماهیت کارها : در این معیار عملیات مورد نیاز جهت تکمیل و تحویل هر یک از اقلام PCWBS بررسی و سپس این عملیات گروه بندی می شوند.
  3. چرخه عمر پروژه (Project Life Cycle) : شامل مهندسی، تدارکات، ساخت، نصب و راه اندازی و ... می باشد.

چرا در مدیریت پروژه به نرم افزار نیاز داریم

استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه می توانند از طرق مختلفی به مدیریت بهتر پروژه کمک کنند،  از تعیین نقشه ی راه برای پروژه گرفته تا زمان بندی، رهگیری، جمع آوری اسناد و ...

نرم افزارهای مدیریت پروژه انواع متعددی دارند که ما در این مقاله به تفسیر و تشریح دو نمونه از مهمترین آنها بسنده می کنیم.

MSP(Microsoft Project)

نرم افزار MSP محصول شرکت مایکروسافت است که برای کنترل و مدیریت و زمان بندی پروژه ها به کار می رود. این نرم افزار، مدیریت تمام مراحل یک پروژه از برنامه ریزی تا تکمیل و انتقال گزارش های نهایی را در بر می گیرد. این نرم افزار، ابزاری ارزشمند برای سازماندهی طرح ها، زمان بندی کارها، اختصاص منابع و هزینه کارها، تنظیم طرح برای برآورد محدودیت ها و آماده کردن گزارش ها برای انتقال طرح نهایی به همه کسانی که باید طرح مورد نظر را اجرا کنند می باشد.

برخی از قابلیت های این نرم افزار عبارتند از :
قابلیت هاموجودیت
تعداد پروژه های قابل بازیابی20
حداکثر سطوح زیر پروژه10
حداکثر تعداد فعالیت های هر پروژه9999
حداکثر تعداد هر پروژه9999
تاریخ های تقویمی
امکان چاپ تقویم کامل پروژه
قابلیت رسم نمودار شبکه
قابلیت رسم نمودار گانت
قابلیت ارایه شبکه های دارای زمان احتمالی
قابلیت گزارش هزینه
قابلیت تخصیص منابع
قابلیت به هنگام سازی با استفاده از سیستم کمکی
امکان پیگیری پروژه بر مبنای کار انجام شده
قابلیت برنامه سازی
پشتیبانی نرم افزار Excel
پشتیبانی پست الکترونیکی
قابلیت استفاده از کلمه ی عبور برای حفاظت از دسترسی

به بیانی دیگر MSP یک وسیله ی مدیریت پروژه های طولانی است که می تواند مورد استفاده ی  قشر وسیعی از مشاغل جهت مدیریت زمان و کنترل جریان کار در هر گونه پروژه یا کار قرار گیرد. استفاده از جداول و فهرست پروژه ها می تواند انجام کارهای بزرگ را مدیریت کند و همچنین قابلیت مدیر را در تغییر جدول کاری و زیر پروژه ها افزایش دهد. در پروژه های ساختمانی، صنعتی، نرم افزاری و در هر نوع پروژه ی دیگر که فعالیت های مختلف در آن بطور منظم انجام می شوند می توان از این نرم افزار برای زمان بندی و کنترل پروژه و برآورد هزینه آن پروژه ها استفاده کرد. اساس کار بدین صورت است که ابتدا با وارد کردن فعالیت های پروژه در نرم افزار و مشخص کردن ارتباط بین این فعالیت ها، منابع مورد استفاده در پروژه ها را نیز روی فعالیت ها اعمال می کنیم، سپس نرم افزار با توجه به رابطه ی بین فعالیت ها و منابع، فعالیت ها را طوری زمان بندی می کند که پروژه در کوتاهترین زمان ممکن به اتمام برسد. همچنین اگر هزینه ی استفاده از منابع را نیز به نرم افزار بدهیم، برآورد کلی هزینه ی پروژه را نیز خواهیم داشت. قابل ذکر است که این نرم افزار مشخص می کند که تک تک فعالیت ها در چه زمانی باید شروع شوند و در چه زمانی خاتمه یابند. به طور کلی به کار بردن و پروسه کردن روزهای کاری و تعطیل، محاسبه ی زمان پایان پروژه، محاسبه ی انواع شناورهای LF و EF و ... ، امکان استفاده از گذر واژه، پشتیبانی از انواع پلاتر و چاپگر، آنالیز انواع هزینه ها، محاسبه ی هزینه اضافه کاری، قابلیت تعریف حداکثر 9999 فعالیت و منبع با حداکثر 256 کاراکتر، تعریف کردن فعالیت جدید در فضای پرت و جابجا کردن آنها، گزارش دادن نمودار میله ای منبع در مقیاس زمان و رسم نمودارهای پرت، گرت و گانت، در حیطه ی عملکرد این نرم افزار است.

پروژه های شامل 9999 فعالیت و کمتر را می توان با MSP اداره کرد ولی در پروژه هایی که بیش از 9999 فعالیت دارند شرکت مایکروسافت EPM Solution 2016 و سپس EPM Solution 2016 ارائه کرد.

Primavera

در بسیاری از زبان های رومی تبار Primavera به معنای بهار است و راه حلی نرم افزاری برای مدیریت پروژه که توسط شرکت Primavera Systems توسعه داده شد. این شرکت در اکتبر 2008 تحت مالکیت Oracle درآمد. از این نرم افزار برای زمان بندی و همین طور کنترل پروژه های مختلف استفاده می شود. در پروژه های ساختمانی، صنعتی، نرم افزاری و در هر نوع پروژه ی دیگری که از فعالیت های مختلف در آن به طور منظم استفاده می شود، می توان از این نرم افزار برای زمان بندی و کنترل پروژه و برآورد هزینه آن پروژه ها استفاده کرد. اساس کار بدین صورت است که ابتدا با وارد کردن فعالیت های پروژه در نرم افزار و مشخص کردن ارتباط بین این فعالیت ها، منابع مورد استفاده در پروژه ها را نیز روی فعالیت ها اعمال می کنیم. سپس نرم افزار با توجه به رابطه ی بین فعالیت ها و منابع، فعالیت ها را طوری زمان بندی می کند که پروژه در کوتاه ترین زمان ممکن به اتمام برسد. همچنین اگر هزینه استفاده از منابع را نیز به نرم افزار بدهیم برآورد کلی هزینه پروژه را نیز خواهیم داشت. قابل ذکر است که این نرم افزار مشخص می کند که تک تک فعالیت ها در چه زمانی باید شروع شوند و در چه زمانی خاتمه یابند. این نرم افزار هم مانند MSP قادر به کنترل و مدیریت تعداد محدودی فعالیت می باشد. همانگونه که گفته شد این دو نرم افزار دارای محدودیت تعداد فعالیت های پروژه می باشند به گونه ای که اگر به سطح سازمانی برویم این نرم افزارها پاسخگو نبوده و نیاز به راهکارهایی، خود را نشان می دهند. به این دلیل بود که شرکت مایکروسافت EPM Solution 2013 و EPM Solution 2016  و شرکت اوراکل، Primavera Enterprice P3 وPrimavera Enterprice P6 را برای پشتیبانی محصولات خود ارایه کردند. درست و منطقی تر به نظر می آید که اگر در ابتدای پروژه از EPM استفاده کرده ایم برای گسترش آن EPM Solution را به کار گیریم و اگر در ابتدای پروژه از Primavera استفاده کرده ایم برای گسترش آن Primavera Enterprice  را به کار گیریم زیرا با یکدیگر هماهنگ تر بوده و کار با آنها سهل تر می گردد.

مقایسه EPM Solution 2013 و EPM Solution 2016 :

در مقایسه ی این دو ورژن از EPM به مقایسه ی دو نسخه ی Project server 2013 و Project server 2016 که یکی از نرم افزارهای موجود در این راهکار سازمانی است می پردازیم. از جمله امکانات ارتقاء یافته در پراجکت سرور ۲۰۱۶ تخصیص بهتر منابع است. مدیریت تخصیص منابع یا همان Resource management  در واقع ابزاری به منظور ساده سازی ارتباطات میان مدیران پروژه و مدیران تیم های منابع است. در زمان ارتقاء ورژن پراجکت سرور ۲۰۱۳ به ۲۰۱۶ امکان برنامه ریزی منابع جای خود را به مدیریت تخصیص منابع خواهد داد. بعلاوه می توان به سادگی از وضعیت کلی تخصیص منابع و میزان کمبودهای منبع در فعالیتهای مختلف آگاه شده و گلوگاه های یک پروژه به سرعت نمایش داده می شوند تا بتوان به سادگی و با تسطیح مناسب منابع، بار کاری پروژه و فعالیتهای آن را متعادل نمود. به علاوه، در نسخه های پیشین پراجکت سرور تنها یک تایم لاین قابل تعریف بود اما در پراجکت سرور ۲۰۱۶ شما میتوانید چندین تایم لاین تعریف کرده و دید کاملی نسبت به کلیه فعالیتهای مهم در پروژه خود داشته باشید. البته شما قادر خواهید بود تا برای هر خط زمانی یک مقیاس تعریف کرده و در کنار داشتن یک نمای کلی از پروژه، همزمان نمای جزئی تری نیز از فعالیتها و زیر مجموعه های آن داشته باشید.

مقایسه Primavera Enterprice P3 و Primavera Enterprice P6 :

محصول با سابقه ی P3 در فرم های گوناگون خود توسط 25% صنایع ساخت سنگین دنیا مورد استفاده قرار می گیرد. نزدیک به 40% از پیمانکاران عمومی با درآمد سالانه 10 الی 15 میلیون دلار از P3 استفاده می کنند. تغییرات نسخه ی P6 نسبت به نسخه ی P3 مربوط به حرکت از کلیدهای میانبر تحت DOS به آیکون هایی برای کلیک با موس است. این تغییرگرچه باعث بالا رفتن سرعت یادگیری نرم افزار شده اما پس از یادگیری و تسلط بر نرم افزار مشاهده خواهد شد که سرعت کار با این نسخه به مراتب از نسخه ی پیشین کند تر است. سرانجام در سال 2010 پس از 27 سال، شرکت Oracle فروش P3 را متوقف کرد.

اگر بخواهیم بین دو نرم افزار MSP و Primavera یکی را برگزینیم بدون شک MSP را انتخاب می کنیم زیرا نرم افزار Primavera کاربرپسند نبوده و در برخی کشورها به خوبی پشتیبانی نمی شود و متخصصان در حال فعالیت در این حوزه بسیار کمتر از متخصصان در حال فعالیت در حیطه ی MSP که یک نرم افزار مایکروسافتی است می باشد. بنابراین در ادامه به بررسی و تشریح EPM Solution که راهکار سازمانی MSP می باشد می پردازیم.

EPM SOLUTION چیست؟

راهکاری است برای تصمیم گیری بهتر مدیران که شرکت مایکروسافت برای کنترل و مدیریت بهتر پروژه ها در سازمان ها برای پشتیبانی MSP ارایه کرده است.

 

بسیاری از افراد دارای این تفکر غلط هستند که EPM یک نرم افزار است در صورتی که EPM یک نرم افزار نیست بلکه راهکاری است شامل چندین نرم افزار، که از دیدگاهی می توان این چند نرم افزار را سه نرم افزار دانست که هر کدام از آنها بخشی از مسئولیت برنامه ریزی مدیریت پروژه را برعهده دارند. این نرم افزارها عبارتند از:

  1. Microsoft Office Project Professional: نرم افزار کاملی است که مدیران پروژه، توسط آن پروژه ها و منابع سازمانی را ایجاد و تغییر می دهند.
  2. Microsoft Office Project Server: بانکی اطلاعاتی است که کاربرگ ها، گزارشات وضعیت، گزارشات و مدل های سبد پروژه ها و ... را برای تعریف سریعتر پروژه های جدید فراهم می کند.
  3. MicroSoft Office SharePoint: نرم افزاری مبتنی بر وب است که به اعضا تیم، مدیران پروژه و مدیران سازمان امکان تبادل اطلاعات را در طول زمان پروژه در محیط وب می دهد.
قابلیت ها و امکاناتی که EPM SOLUTION در اختیارمان میگذارد:
  1. Schedule Management (تمام فایل های پروژه در قالب فایل MSP درون سیستم انتشار پیدا می کند و مدیران پروژه و کاربران قادر خواهند بود با توجه به دسترسی ای که دارند پروژه ی خود را مشاهده و مدیریت کنند)
  2. Financial Management (اگر در Project server شاخص های EV را تعریف کنیم، قادر به کنترل و مدیریت هزینه ها خواهیم بود. EV تکنیکی جهت اندازه گیری عملکرد پروژه می باشد. برای مثال به کمک این تکنیک میتوانیم متوجه شویم که در حال حاضر بیشتر از بودجه مصوب پروژه خرج شده است یا نه؟ و ...)
  3. Time & Task Management (Project Server یک کارتابل اختصاصی بر روی صفحه ی نخست هر شخص قرار داده است که این کارتابل بیانگر Time & Task هایی است که به آن شخص اختصاص داده شده است و فرد هر زمان که بخواهد میتواند Time & Task های مربوط به خود را  بروز رسانی کند)
  4. Resource Management ( توسط EPM قادر خواهیم بود تمامی منابع از جمله نیروی انسانی، ماشین آلات، مواد مصرفی، هزینه ای و ... را کنترل و مدیریت کنیم)
  5. Team Collaboration ( به معنای یکپارچگی تیم پروژه و اطلاعات پروژه است که از طریق یک سایت SharePoint ای تحقق می یابد)
  6. Business Intelligence & Reporting ( به معنای گزارشات مدیریتی هستند که از گزارشات خیلی ساده تا گزارشات خیلی پیچیده را میتوانند توسط فرم های گزارش ساز که به دو دسته ی مایکروسافتی و غیر مایکروستی تقسیم میشوند فراهم کنند)
  7. Demand Management (توسط WBS که پیش تر شرح داده شد می توان برای پروژه های مشابه، از صرف هزینه و زمان اضافی جلوگیری کرد)
  8. Portfolio Selection & Analytics ( به معنای مدیریت سبد پروژه ها است)

چارت سازمانی

به طور معمول روش هایی برای نمایش چارت سازمانی در شیرپوینت وجود دارد که در این نوشته به آنها اشاره خواهیم داشت.
MySite Organization Chart Web part
این وب پارت در شیرپوینت 2010 به صورت پیش فرض به MySite اضافه می شد, اما در شیرپوینت 2013 باید این وب پارت توسط کاربر اضافه گردد. قبل از استفاده نیاز به نصب SilverLight می باشد.
مسیر وب پارت برای اضافه کردن به صفحه به شرح زیر می باشد:
رفتن به سایت من
ویرایش صفحه
اضافه کردن وب پارت -> گزینه های پیشنهادی یا همکاری اجتماعی-> Organization Browser(مرورگر سازمان)
اضافه کردن چارت سازمانی به صورت فایل

می توان چارت سازمانی را به صورت دستی ایجاد و لینک فایل یا تصویر را در صفحه ی مورد نظر قرارداد . نمایش از طریق PDF , Exel و تصویر امکان پذیر می باشد.
چارت سازمانی از طریق ویزیو
با استفاده از وب پارت Visio Web Access و لینک به فایل ایجاد شده توسط ویزیو می توان چارت سازمانی را نمایش داد.
استفاده از وب پارت های جانبی
یک راه حل دیگر استفاده و خرید وب پارت های ایجاد شده توسط شرکت های مختلف می باشد. که هر کدام تنظیمات و قابلیت هایی را دارند. همانطور که می دانید راهکار چهره ها ارائه شده توسط رهمارکت قابلیت انتخاب و ایجاد چهره های مورد نیاز سایت شما را فراهم می کنند و تنها با داشتن یک وب پارت می توانید به طراحی صفحات دلخواه خود با قابلیت هایی که دیگر نیاز به خرید هر کدام از آنها به صورت جداگانه ندارید, بپردازید.
چهره چارت سازمانی و قابلیت های آن
بعد از نصب راهکار اکنون می توانید در نمای ویرایش صفحه به راحتی به انواع چهره ها دسترسی پیدا کنید و با جستجو چارت سازمانی آن را بیابید.
بعد از انتخاب و نصب چارت سازمانی می توانید لیست OrgChart ایجاد شده در سایت خود را با اطلاعات خود پر کنید و یا به لیستی که از قبل وجود دارد اتصال دهید.
برای اتصال به لیست موجود هم از طریق دکمه تنظیمات تعبیه شده بر روی چهره در نمای ویرایش صفحه می توان استفاده کرد.
چارتی که اکنون با چند کلیک ساده در اختیار شماست قابلیت زوم , درگ دراپ, و نمایش در جهات مختلف را دارد و به راحتی با اضافه کردن اطلاعات به لیست یک چارت سازمانی داینامیک خواهید داشت.

انتخاب با شماست…

اینترانت خود را با چهره ها بسازید!

تنها با چند کلیک ساده هر آنچه نیاز دارید به اینترانت شیرپوینتی  خود اضافه کنید 🙂
سعی کردیم که برای هر نیازی، یک راه حل ساده و جذاب را در قالب یک چهره تولید کنیم. در حقیقت محتوایی پویا برای یک وب پارت قدرتمند است. به زبان ساده تر، شما یک وب پارت نصب می کنید، و با انتخاب چهره ها اینترانت خود را میسازید!
قابلیت هایی همچون اسلایدر، اخبار، اعلانات و …

شیرپوینت چیست؟

شاید در راستای اینکه امروزه دیگر هیچ کاری در سازمان ها دستی انجام نمی شود و بستری منعطف برای تبادل اطلاعات داخلی سازمان با بیرون سازمان امری بسیار مهم و ضروری است تا نیازهای سازمان به خوبی مرتفع شوند، پلت فرم شیرپوینت بهترین گزینه باشد. از این سو بستری مناسب برای پورتال های داخلی، مدیریت اسناد، فایل ها، تعاملات و…. است.در نگاهی ساده می توان این پلت فرم را محلی برای ذخیره کردن اطلاعات، همکاری داخل تیمی و اتوماتیک کردن وظایف روزانه دانست. اما  این بستر نرم افزاری چیزی فراتر از این تعاریف است. مجموعه ای از تکنولوژی چند منظوره و بستر نرم افزاری تحت وب است که با قدرت بسیارش توسط مایکروسافت عرضه شد. چیزی که شیرپوینت را بسیار متمایز می کند امکانات متعدد و رفع بسیاری از نیازهای یک سازمان است.  این بستر محلی است برای ایجاد، محتوا گذاری، سازماندهی، اشتراک گذاری و دسترسی به اطلاعات. اما یک نرم افزار مثل office یا outlook نیست، همان طور که گفتیم یک پلت فرم است که وقتی بر روی کامپیوتر خود نصب کنیم می توانیم به کامپیوتر های مختلف توسط مرورگر دسترسی داشته باشیم.
نسخه های شیرپوینت
تا کنون مایکروسافت نسخه های شیرپوینت 2007 ، شیرپوینت 2010 ، شیرپوینت 2013 و شیرپوینت 2016 را در اختیار کاربران و توسعه دهندگان وب قرار داده است.
به طور کلی می توان شیرپوینت را به دو نوع تقسیم کرد: آنلاین و سرور. مورد اول محدود به تعاملات تیمی و مدیریت اسناد و محتواست که سریع تر هم بروز رسانی می شود، و مورد دوم به صورت نرم افزاری است که نصب می شود روی زیرساخت فناوری اطلاعات و به سازمان ها عرضه می شود، این نوع بروزرسانی دیرتری دارد اما قابلیت های آن بسیار زیاد و پر کاربرد است.
امکانات شیرپوینت
اگر بخواهیم راجع به  مزایا و امکانات این پلت فرم صحبت کنیم می توانیم اشاره داشته باشیم به :مدیریت زمان، مدیریت هزینه، مدیریت ریسک و امنیت بالا، کار کردن ساده ی تیمی بروی یک پروژه و به اشتراک گذاری محتوا.
به طور مثال با توضیحی مختصر در مورد سایت های تیمی مزایای آن محسوس تر خواهد بود.
تمام افرادی که در قالب مجموعه سازمانی، چه در داخل و چه در خارج از سازمان با هم کار می­کنند یک تیم هستند. مانند تیم های رسمی که بروی یک پروژه کار می کنند. این افراد برای پیش بردن پروژه خود با هم در تعاملند و برای تبادل داده و اطلاعات خود می توانند از طرق مختلفی مانند mail و outlook استفاده کنند. اما در نگاهی عمیق تر به زمان و هزینه این کار منطقی به نظر نمی رسد. لذا می توان برای این تعامل از سایت های تیمی شیرپوینت استفاده کرد.
سایت های تیمی شیرپوینتی، سایت های خصوصی هستند به طوری که کاملا مشخص است که چه کسانی حق دسترسی به سایت و آن هم چه سطحی از دسترسی را دارند.همه ی اطلاعاتی که توسط تیم تولید شده اند در سایت موجود است و فضای همکاری برای اعضای تیم کاملا فراهم است.
اگر بخواهیم قابلیت های سایت های تیمی را کامل تر توضیح دهیم می­توانیم به موارد زیر اشاره کنیم.
شبکه اجتماعی داخل تیمی
فرم هایی برای جمع آوری اطلاعات
اتوماسیون گردش های کاری تیم
امنیت توسط دسترسی ها
قابل توسعه
تعامل با نرم افزارهایی پرکاربرد چون آفیس
آفیس و شیرپوینت
همان گونه که گفتیم Sharepoint به سادگی آفیس نیست و قابلیت های زیادی دارد. عمده قابلیت این بستر درست کردن سایت هاست که می­توان محتوا را با شکلی مناسب و دسترسی های مناسب در آن قرارداد و افراد در نقش های متفاوت و بنا به حق دسترسی خود به محتوا دسترسی داشته باشند. شاید همین موضوع که هر کسی بنا به نیاز به سطح محدودی از اطلاعات دسترسی دارد از جذابیت های این شاهکار مایکروسافت باشد. ضمن اینکه وقتی محتوایی را که در سایت ایجاد شده توسط Sharepoint قرار می دهیم می­ توانیم آن را حفاظت و کنترل کنیم.
Sharepoint با برنامه های زیادی تعامل دارد که اگر بخواهیم از آنها نام ببریم بدون شک ابتدا به خانواده بزرگ آفیس اشاره خواهیم کرد. اما باید بدانیم که آفیس چیزی فراتر از word   و excel  و کاربرد های رایج است. آفیسی که قراراست با Sharepoint در تعامل باشد مجموعه کامل آن است که علاوه بر این ها outlook, InfoPath و visio  را هم شامل می شود. پیش از این مدیریت محتوا و اسناد اشاره کردیم، شاید گره خوردن این بحث با آفیس کمی ملموس تر باشد.
در این پلت فرم دو دسته مهم از محتوا را داریم. کتابخانه و لیست. کتابخانه ها مجموعه ای از فایل ها هستند. این فایل ها می توانند Wordو ,Excelو … باشند. یعنی فایل هایی با انواع مختلف و جنس مستندات که از ویندوز کامپیوتر ما در کتابخانه آپلود شده است.
طراحی پورتال سازمانی
اگر سازمانی داشته باشید که دچار پراکندگی اطلاعات است و تبادل اطلاعات درون سازمانی و بیرون سازمانی دارد، قطعا پورتال سازمانی بهترین و محبوب ترین زیرساخت برای راهکارهای تحت شبکه و گردآوری و تجمیع اطلاعات، فرآیندها و نرم افزارهای کاربردی سازمان است. پورتال سازمانی به خوبی میتواند در جهت بهبود روال های کاری سازمان گام بردارد.
نتیجه اینکه شیر پوینت یک راهکار تحت وب است که می توانیم  مسائل تجاری خود را با استفاده از آن و تعاملش با برنامه هایی که تا به حال از بسیاری از آنها استفاده کرده ایم حل کنیم.

سلام دنیا!

به وردپرس فارسی خوش آمدید.‌ این نخستین نوشته‌‌ی شماست. می‌توانید ویرایش یا پاکش کنید و پس از آن نوشتن را آغاز کنید!